Tomado de la Revista Metal Actual / Edición 33

Estas herramientas le ofrecen al industrial una forma de verificar la eficiencia de su empresa y estimar la capacidad de producción, además descubrir las debilidades y fortalezas de la organización y, con ello, las tareas a corregir.

Los estudios de tiempos y movimientos juegan un papel importante en la productividad de cualquier empresa. Medir y establecer cuánto tiempo se invierte en el trabajo permite identificar aquellas tareas que, por alguna razón, influyen de manera negativa en el rendimiento de la compañía y, así, diseñar estrategias para corregirlas. Además es útil para solucionar los problemas en la ejecución del proceso, conocer la capacidad de los operarios, organizar los puestos de trabajo y aprovechar eficientemente los materiales y la maquinaria.

A su vez, al establecer el tiempo de fabricación es posible estandarizar procesos, mejorar la planeación, implementar programas de incentivos, calcular costos y programar entregas, entre otros amplios beneficios. Por todo ello, aquellas compañías que busquen ser competitivas deberían mirar con atención estos estudios y ponerlos en práctica.

No obstante, si no se siguen algunas recomendaciones mínimas, los estudios mal diseñados y ejecutados pueden ser una “espada de doble filo”; ya que implican mucho tiempo de análisis y altos costos, además pueden deteriorar el ambiente laboral.

El primer paso será definir si el taller requiere, o no, un estudio de esta categoría. Aunque nunca sobra saber cuánto tarda el proceso de fabricación, un estudio de tiempos rara vez se hace sin un motivo preciso, entre las razones que, por ejemplo, le pueden servir al empresario para reconocer esta necesidad están:

• La tarea es novedosa: cuando la empresa inicia la fabricación de productos nuevos y no conoce con certeza los pormenores del trabajo. El estudio le ayuda a identificar las mejores prácticas de trabajo e incluso a diseñar manuales operativos, lo cual es determinante para la producción en serie.

• Hay cambios de material, máquinas-herramientas o de métodos: los estudios se hacen en aquellos procesos que se alteran por las nuevas necesidades de la empresa.

• Quejas de los trabajadores: cuando los empleados manifiestan inconformidad sobre el método o tiempo de una operación.

• Cuellos de botella: cuando se evidencian demoras causadas por una operación lenta, que retrasa las siguientes, y posiblemente las anteriores, al observar acumulación de trabajos que no siguen su curso.

• Para diseñar y fijar un programa de estímulos laborales: es importante conocer bien el desempeño de los trabajadores antes de implantar un sistema de remuneración por rendimiento.

• Evidencia de tiempos muertos: cuando se presenta bajo rendimiento por paros en un proceso, una máquina o grupo de máquinas.

• Para elegir el mejor método de trabajo: antes de implementar un proceso y cuando el taller quiere comparar las ventajas y limitaciones de dos o más métodos posibles.

• Sobrecostos: cuando se sospecha de un excesivo costo en algún trabajo.

Después de reconocer la necesidad de estudiar los tiempos de su producción, la empresa debería definir el método más apropiado para su realidad.

Hay varias opciones para realizar la medición de la producción, entre otras, se puede efectuar un estudio cronométrico, o estimaciones basadas en información histórica y  tiempos predeterminados

Para una elección correcta, el empresario debe considerar si la evaluación se hará sobre tareas puntuales, o sobre todos los procesos que intervienen en la producción. Para trabajos específicos, la medición directa con cronómetro es muy útil, ya que entrega datos de manera rápida con un mínimo margen de error.

Cuando se requiere medir múltiples procesos y obtener resultados más precisos es recomendable hacer un estudio de muestreo, cuya ventaja es su rigurosidad y detalle. En ambos casos, es muy importante que el análisis lo ejecute un experto.

Otro factor que determina la elección de la técnica es el volumen de la producción. El cronómetro y los métodos estándar son convenientes para medir producciones pequeñas; por su parte, los sistemas de tiempos predeterminados son muy efectivos cuando se trata de hallar el tiempo de manufactura de grandes volúmenes de piezas en serie, ya que el uso de las tablas y la información de las bases de datos facilitan los análisis.

De igual manera, el presupuesto con el que cuenta la empresa es un aspecto importante para elegir la técnica.

En todo caso, en Colombia no se necesitan de grandes recursos para contratar un analista industrial; normalmente, las universidades locales, con facultades de ingeniería industrial, ofrecen los servicios de sus departamentos de productividad, en los que hay estudiantes dispuestos a visitar las fábricas y hacer este tipo de trabajo.

 La simplicidad de movimientos y los tiempos cortos contribuyen a la productividad de una fábrica. Mientras más complejo sea un proceso, más cuellos de botella existan y más tareas intervengan, más dinero se pierde.

Pautas y claves

Una vez definido el método hay que identificar la tarea a estudiar y proceder a registrar el tiempo de todos los hechos relativos al proceso. El éxito del procedimiento depende del grado de exactitud con el que se registre cada tarea, puesto que dicha información servirá de base para hacer el examen crítico y para hallar y corregir cualquier desperdicio de tiempo.

Por ejemplo, en un estudio de tiempos con cronómetro sobre el almacenamiento de tableros de madera hay que iniciar cronometrando la descarga del material conforme se recibe, tomando el tiempo desde que el primer trabajador entre en contacto con la lámina en el camión, y no hay que detener el cronómetro hasta que la pieza sea enviada al almacén y desenganchada del montacargas.

Hay que medir el trabajo al menos cinco veces durante varios días, a diferentes horas, para tomar en cuenta la naturaleza humana y otros factores. Si el analista observa que un empleado se detiene a conversar con un compañero, a tomar un refrigerio o a realizar un descanso por necesidades personales, no hay que dejar de cronometrar. Todo es parte del proceso.

Más allá del registro metódico de los tiempos y movimientos, lo cual es muy importante, la observación rigurosa del trabajo entrega información muy útil para mejorar el proceso.

En el caso del transporte y almacenamiento de materiales, el analista también debe percatarse de cómo se realiza el trabajo. Entre otros aspectos hay que establecer: cuántas personas se necesitan y por cuánto tiempo para la descarga y almacenamiento del material; qué pasos realizan los trabajadores para la tarea; a qué distancia del taller llega el material, y luego a qué distancia deben trasladarlo para iniciar el proceso de fabricación; sí el material fluye de manera lógica en el almacén y el taller; cómo afecta la fatiga del trabajador el proceso; cuánto dura el pesaje y clasificación del material.

Con base en esta información es posible establecer qué tan productivo y eficiente es el proceso. En la descarga y almacenamiento de materiales, los tiempos improductivos pueden ser consecuencia de múltiples factores, entre otros que el material es manipulado exageradamente antes de llegar a la fabricación, o que la empresa no cuenta con sistemas adecuados para el transporte.

El factor humano

El estudio de tiempos y movimientos no es una ciencia exacta, aunque se han hecho y se continúan haciendo investigaciones para darle base científica. Al medir el desempeño del ser humano la valoración incluye múltiples factores que intervienen en el diagnóstico y que el empresario debe prever para lograr resultados más precisos.

En ocasiones, la aplicación de estos análisis ocasiona fricciones y malestar entre los trabajadores, ya que por lo general, a los empleados no les gusta ser medidos, pues consideran las evaluaciones como un juicio en el que pueden perder su puesto si no cumplen los objetivos de desempeño.

Muchos de los operarios se sienten intimidados por el analista que debe registrar los tiempos de cada tarea; en consecuencia, algunos aceleran su labor para mostrar altos desempeños y otros, por la ansiedad y el nerviosismo, pueden cometer errores involuntarios que perjudican el tiempo final.

El especialista a cargo del estudio debería empezar por socializar su labor e involucrar a los trabajadores, buscar que ellos participen activamente, que describan la manera cómo realizan la tarea y ganar su confianza; en últimas, hay que escuchar al trabajador pues él es quién más sabe del proceso.

Es muy importante respetar y valorar el trabajo del operario y que él se sienta reconocido. De hecho, por más maestrías y doctorados que pueda tener un analista, nunca sabrá más sobre una operación específica que aquél trabajador que cuenta con años de experiencia y efectúa la misma tarea diariamente. No hay que subestimar el conocimiento y, si es posible, conviene establecer estímulos durante y después de la realización del análisis.

Estos estudios se aplican con el trabajador calificado que tiene las aptitudes físicas para su labor y que posee la inteligencia e instrucción requeridas para efectuar el trabajo, según normas de seguridad, cantidad y calidad.

En lo posible, se deberían hacer con varios trabajadores calificados, y es preferible elegir a los operarios más representativos, que son aquellos que dominan su oficio, pero que no se les puede considerar como los más rápidos o lentos del grupo. En suma, el trabajador representativo es aquel que tiene una destreza y desempeño que corresponden al promedio del grupo estudiado.

El analista debe establecer algún medio para evaluar el ritmo de trabajo del operario que observa y situarlo con relación al ritmo normal. Dentro de la evaluación, hay que considerar las variaciones del tiempo que pueden deberse a factores que dependan del operario o que sean ajenos a su voluntad. Entre estos figuran:

Los factores que dependen del operario:

• Variaciones aceptables de la calidad del producto.
• Variaciones debidas a su pericia.
• Variaciones debidas a su estado de ánimo, particularmente con respecto a su empresa.

Los factores que no dependen del operario

• Variaciones de la calidad u otras características del material utilizado, aunque sea dentro de los límites de tolerancia previstos.
• La mayor o menor eficacia de las herramientas o del equipo dentro de su vida útil normal.
• Los pequeños cambios inevitables en los métodos o condiciones de ejecución.
• Las variaciones de la concentración mental necesaria para ejecutar ciertos elementos.
• Los cambios de clima y otros factores del medio ambiente, como luz, temperatura, etc.

Estas variaciones pueden neutralizarse haciendo suficientes estudios como para obtener una muestra de tiempo representativa.

Es sorprendente el desaprovechamiento que se hace de estos instrumentos y, más aún, del tiempo improductivo que afecta los procesos de manufactura de los productos de madera; la mayoría de las MiPyme del sector nunca han aplicado la medición del trabajo, de modo que, o no se sospecha del costo de la improductividad o los colombianos lo consideran como un elemento inevitable que no tiene solución.

Pero una vez se conoce la existencia del tiempo perdido y se averigua sus causas se pueden tomar medidas para reducirlo y eliminarlo, e incluso, intervenir positivamente todas las áreas de la empresa. Desde esta perspectiva, la medición de la productividad se convierte en uno de los mejores instrumentos para el análisis de las debilidades y fortalezas de la organización.

En efecto, el estudio de tiempos deja al descubierto las deficiencias del trabajo, de los materiales y de los métodos de fabricación; del personal e incluso de las decisiones de la gerencia.

Es probable que un estudio bien aplicado muestre las fallas de los trabajadores y de la misma dirección, y por eso suele encontrar oposición y resistencia, ya que implica un cambio cultural en todos los estamentos de la empresa.

Fuente

• Luis Fernando Pinilla. Ingeniero Industrial. Profesor de la Escuela Colombiana de Ingeniería Julio Garavito.

luis.pinilla@escuelaing.edu.co