Llegó la hora de facturar electrónicamente

factura electrónica

Jose Luis Ordóñez Jiménez
Redacción M&M

Si bien el concepto de factura electrónica se estableció en el país desde 1995, como un instrumento legal similar a los talonarios, las facturas por computador y los tiquetes POS (máquina registradora), sólo hasta el 2015 se fijaron las condiciones técnicas específicas para su uso masivo y se establecieron los parámetros que llevarán a que, para finales de este año, sea un instrumento obligatorio en toda transacción comercial.

La factura electrónica es un documento que soporta transacciones de venta de bienes o prestación de servicios, que es expedida por medio de una plataforma tecnológica, y que debe cumplir con las características y condiciones establecidas por la ley con relación a su expedición, recibo, rechazo y conservación. Dicho documento, utilizado actualmente en Chile –desde hace más de quince años–, Ecuador, Perú, Argentina, Uruguay, Brasil, México, Costa Rica, Guatemala y distintas regiones de Europa, ha permitido a los entes de control ejercer, de manera eficaz, la vigilancia sobre el comercio gracias a que este sistema permite utilizar un formato estándar que agiliza y mejora los procesos.

En Colombia, y específicamente para la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales, DIAN, la puesta en marcha de este documento sirve para generar un mayor control sobre las actividades comerciales de las empresas y para traer grandes beneficios comerciales.

Precisamente, entre los más destacados se cuentan que la información de las transacciones comerciales esté disponible en línea para el ente de control y para las compañías que desarrollen la transacción comercial; y que se minimice el tiempo empleado en la emisión y entrega de las facturas por parte de las empresas obligadas a facturar, al ente de control, lo que contribuye a una mejor vigilancia de la evasión e incrementa el recaudo tributario.

Adicional brinda una mayor seguridad jurídica para los procesos que así lo requieran, pues es más fácil seguir el rastro de la factura, desde su creación hasta su archivo, y con ello saber el momento en que fue modificada.

De otro lado, su implementación significa también mejoramiento ambiental puesto que con ella se minimiza el consumo de papel –tanto para impresión como para archivo– debido a que este documento permanece almacenado electrónicamente y su impresión físicamente puede ser ocasional. Dicha característica es ideal para las empresas y sus espacios de trabajo, pues no requieren de zonas amplias para archivar numerosas carpetas clasificadas y apiladas.

Si bien son diversas las ventajas que ofrece su uso, como la obtención de mejoras de tiempo en los procesos comerciales y la disminución de los costos de facturación, su puesta en práctica también contribuye al desarrollo y la modernización tecnológica comercial de un país.

En el caso colombiano, debido a que hasta el día de hoy no existe una obligatoriedad en su implementación, el uso de la facturación electrónica no ha sido masivo y por tanto, no ha tenido los réditos que las entidades gubernamentales quisieran. Por ello, con el propósito de que las empresas nacionales conozcan las bondades de este sistema, y comiencen a emplearlo de manera permanente, a finales del 2015, la DIAN dio inicio al plan piloto para la implementación del nuevo modelo de factura electrónica, con la participación de cerca de sesenta empresas voluntarias, a nivel nacional.

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Con esta iniciativa –que surgió luego de la divulgación del decreto 2242 de noviembre 24 del 2015 por el cual se reglamentan las condiciones de expedición de la factura electrónica con fines de masificación y control fiscal– el Ministerio de Hacienda y Crédito Público, y la DIAN, junto con las Cámaras de Comercio, quieren dar un nuevo impulso para generar beneficios en la productividad y competitividad de empresas locales y extranjeras.

Hoy, es necesario que los industriales conozcan las características de este instrumento tributario y mercantil; sepan quiénes están obligados a cumplir con esta normatividad; cuándo comienza a regir dicha reglamentación y cuáles son los periodos de tiempo que se establecieron para su implementación, en miras a una obligatoriedad.

factura electrónica

Entre las ventajas de la facturación electrónica están: la facilidad en las transacciones, una mejora de la competitividad del país, y una opción amigable con el medio ambiente pues no requiere de la impresión en papel.

¿Qué es una factura electrónica?
La factura electrónica es una de las cuatro modalidades de facturación aceptadas por la DIAN, (véase modelos de factura en Colombia) la cual puede ser gestionada desde un programa contable o un sistema administrativo (al interior de las empresas o por medio de un proveedor, del cual se hablará más adelante), y que para efectos fiscales debe ser expedida, entregada, aceptada y conservada por medios y formatos electrónicos que garanticen su autenticidad e integridad en el momento de su expedición y durante todo el tiempo de su conservación.

Se caracteriza por ser un archivo de texto cifrado y controlado digitalmente que tiene el objetivo de avalar su autenticidad y garantizar que el documento no sea alterado durante su generación y camino electrónico, (desde su creación y envío al adquiriente y a la autoridad tributaria) hasta su archivo.

Posee todos los datos legales requeridos en una factura de venta (artículo 616 del Estatuto Tributario Nacional) en un archivo digital con extensión XML (archivo de datos estándar internacionalmente conocido que permite la organización de datos) o UBL1 (Universal Business Language) 2.0, que cubre prácticamente todas las referencias empresariales en cuanto a procesamiento de ofertas, pedidos, ventas, facturación y pagos.

El programa utilizado para su creación genera una representación gráfica en el computador que se envía al cliente, y al mismo tiempo a los entes de control; este es el soporte legal del documento y de la transacción realizada.

Factura tiempo real

Esta herramienta permite contar con información, en tiempo real, sobre la economía del país, e incrementar la lucha contra la evasión fiscal.

La representación gráfica cuenta con un código de barras tipo QR2 (Quick Response code, código de respuesta rápida), y un código alfanumérico CUFE (código único de factura electrónica) que dan a cada representación gráfica su característica de única a fin de que certifiquen y validen su autenticidad ante la autoridad tributaria.

“La facturación electrónica es más amigable con el medio ambiente, controla la evasión, da más información para la toma de decisiones y sobre todo, para entrar en la modernidad”. Mauricio Cárdenas, Ministro de Hacienda, en el lanzamiento de la factura electrónica en abril de 2016

¿Quiénes están obligados a facturar electrónicamente?
Según lo expuesto en el Estatuto Tributario Nacional en su artículo 615 quienes están obligados a expedir facturación en cualquiera de las modalidades reglamentadas:

“Todas las personas o entidades que tengan la calidad de comerciantes, ejerzan profesiones liberales o presten servicios inherentes a éstas, o enajenen bienes producto de la actividad agrícola o ganadera, deberán expedir factura o documento equivalente, y conservar copia de la misma por cada una de las operaciones que realicen, independientemente de su calidad de contribuyentes o no contribuyentes de los impuestos administrados por la Dirección General de Impuestos Nacionales”.

Pero los obligados a facturar electrónicamente se dividen en dos grupos: Los elegidos por la DIAN, y los voluntarios.

  • El primer grupo está determinado en el artículo 10 del decreto 2242, el cual le da la facultad a la DIAN para hacer una selección de manera gradual de las personas naturales o jurídicas que deberán facturar electrónicamente de acuerdo con la clasificación que el ente adopte. (Véase cuadro Clasificación actividades económicas).
Grafica factura

La selección se realizará teniendo en cuenta criterios como: volumen de operaciones, ingresos, patrimonio, importancia en el recaudo, nivel de riesgo, cumplimiento de obligaciones tributarias, solicitantes de devoluciones y zonas urbanas y/o rurales.

Además de dichos criterios, se puede sumar el hecho de que algunas empresas tengan un alto número de proveedores (por ejemplo el sector de las grandes superficies) lo que lleve a aquellos proveedores a instaurar el proceso de facturación electrónica para estar a la par de la empresa obligada, y con ellos agilizar sus transacciones comerciales.

Una vez realizada la selección y notificadas las empresas, la DIAN liderará el proceso de transición de tecnología y realizará las respectivas pruebas tecnológicas que demuestren la viabilidad técnica del sistema.

Sobre el proceso de elección y aplicación de la norma, Enrique Cabrera, Vicepresidente de la Junta Directiva del Cámara Colombiana de Comercio Electrónico, resalta que “la DIAN inició un programa para poder ser voluntario a partir del mes de abril de este año, con un plan piloto en donde diversas compañías trabajan con el modelo de facturación propuesto para verificar el funcionamiento de la plataforma y poder perfeccionar detalles”.

Para favorecer la transición del sistema de facturación adelantada por cada empresa a la electrónica, según lo expresa la norma, “La DIAN deberá, a más tardar en año 2017, disponer de manera gratuita de servicios informáticos electrónicos con el fin de facilitar la expedición de la factura electrónica, en las condiciones establecidas en el Decreto 2242, a microempresas y personas naturales que emitan pocos documentos al mes y que sus clientes les soliciten enviar el documento electrónico”.

Además, una vez obligados a facturar electrónicamente las empresas deben dejar de expedir la factura electrónica con los parámetros del Decreto 1929 de 2007 y la factura por computador prevista en el artículo 13 del Decreto 1165 de 1996 y sus reglamentos, así como la factura por talonario; y la numeración que se tenía autorizada será inhabilitada, por lo que se deberá seguir los procedimientos señalados por la DIAN para generar una nueva numeración.

    • El segundo grupo, los voluntarios, está compuesto por empresas que deciden de manera autónoma adoptar la factura electrónica entre sus deberes tributarios y comerciales. Actualmente, cualquier empresa que quiera entrar al mundo de la facturación electrónica puede hacerlo como voluntario previa autorización de la DIAN.

Sin embargo, se debe tener en cuenta que aquellos que se sometan voluntariamente, ya no podrán volver a facturar por otro medio, salvo en casos muy puntuales como, por ejemplo, cuando la compañía presente problemas técnicos (caída del sistema, bajas de energía); en ese caso podrá expedir una factura por contingencia tipo talonario de forma provisional, mientras resuelve los inconvenientes que le impiden hacer la expedición de la factura electrónica.

¿Cuándo comienza a regir de forma obligatoria?
Desde la vinculación de la factura electrónica en el ámbito comercial colombiano en 1995, su carácter de obligatoriedad no ha sido plenamente establecido, pero el Decreto 2242 de 2015 determina que la DIAN podrá establecer su obligatoriedad luego de que se expedida la reglamentación que otorgue a la factura electrónica la categoría de título valor (3); de esta manera, en el momento que el Ministerio de Comercio Industria y Turismo (MinCIT) expida dicha reglamentación, esta comenzará a dejar de ser optativa para convertirse en obligatoria.

Dicha reglamentación, según expertos consultados por la Revista M&M en la DIAN, Fenalco y La Cámara Colombiana de Comercio Electrónico, puede entrar en escena a finales de este año, por lo que se espera que la participación voluntaria de las empresas colombianas se incremente para tener un periodo de adaptación favorable que permita la correcta operación de este sistema.

Si para octubre del presente año, el MinCIT expide la resolución para la reglamentación como título valor, la DIAN puede comenzar a expedir resoluciones de obligatoriedad para las empresas. Mientras eso ocurre, quienes de manera voluntaria opten por facturar electrónicamente, en primer lugar deberán manifestárselo a la DIAN, que tendrá tres meses para concederle la habilitación.

Datos electrónicos

Luego de la expedición de la reglamentación de la factura electrónica como título valor, la DIAN podrá expedir resoluciones de obligatoriedad a las empresas del país.

Luego de que la DIAN otorgue la habilitación, la empresa estará obligada a facturar electrónicamente y tendrá un periodo de tres meses para adelantar los ajustes tecnológicos correspondientes de generación y entrega del documento.

De otra parte, para quienes sean seleccionados, según lo dispuesto en el artículo 10° del Decreto 2242 de 2015, el periodo de habilitación será de seis meses, y posteriormente, contarán con tres meses para su plena operatividad.

Con dichos plazos los entes gubernamentales pretenden motivar el proceso de implementación, con miras a que la factura electrónica no sea una opción, pase a ser la regla general, y se convierta progresivamente en el único instrumento de facturación comercial en el país.

¿Cómo expedirla?
Este tipo de documento tributario y mercantil representa un desafío administrativo para empresas, proveedores y clientes por igual, puesto que tradicionalmente se ha exigido un documento físico que confirme la transacción realizada, y el hecho de que ahora sea electrónico puede causar traumatismos.

Por ello, y entendiendo que no todas las empresas tienen los recursos para realizar las inversiones requeridas por el nuevo sistema, o no confían en los sistemas de seguridad que garantizan las transacciones realizadas electrónicamente, existen tres sistemas por los cuales se podrá generar este tipo de factura.

1- Operador tecnológico: empresa autorizada por la DIAN para prestar los servicios de expedición (generación y entrega), recibo, aceptación o rechazo y conservación de la factura electrónica.

2- Autónomo: cada empresa puede crear su propio sistema contable con el que genere la facturación electrónica.

3- Por medio de la DIAN: el ente dispondrá de los servicios informáticos electrónicos para facilitar la expedición de la factura electrónica para microempresas.

En cada uno de estos escenarios el archivo generado debe cumplir con condiciones para su expedición y aceptación por parte de los entes de control:

  • Utilizar el formato electrónico XML/UBL 2.0 estándar definido por la DIAN.
  • Llevar la numeración consecutiva autorizada.
  • Incluir la firma digital o electrónica que garantice la autenticidad e integridad de la factura.
  • Incluir el Código Único de Factura Electrónica (CUFE).

Si la factura generada no cuenta con dicha información, o no puede ser leída por parte del destinatario (cliente, proveedor o la DIAN), el ente de control debe informarlo al generador inmediatamente para que reenvíe la información en un periodo que no supere las 48 horas.

Si bien una empresa puede crear su propia solución electrónica para sus facturas, como lo señala Enrique Cabrera, la experiencia en otros países indica que, “zapatero a tus zapatos”. “Una empresa puede crear su programa, pero luego se dará cuenta que el tema técnico es complejo, y que las leyes de las autoridades tributarias en la medida que van madurando se van modificando, por lo que las plataformas tienen que actualizarse; y si una empresa invierte tiempo en actualizar su sistema, puede llegar a descuidar su negocio”, explica Cabrera.

factura

En el país existen compañías que proveen servicios de facturación electrónica, con autorización de la DIAN, a diferentes tipos de empresas, y con planes que varían según el número de facturas que requieran mensual o anualmente.

Por ello, existen diferentes clases de proveedores que manejan grandes volúmenes de información, y otros enfocados a micro y pequeña empresa que generan los documentos de manera rápida, a bajos costos y con los parámetros establecidos por la ley.

“Actualmente emitir una factura de venta puede costar alrededor de cuatro a cinco mil pesos, incluyendo la licencia, la persona que digita, la tinta, el papel, entre otros atributos, sin incluir mensajería. Pero cuando se hace una factura electrónica esos costos se reducen en cerca de un 90%. Eso quiere decir que los operadores que prestan el servicio (generan el archivo UBL, hacer la representación gráfica, el CUFE, el envío a la DIAN, el manejo de acuse de recibo, la conservación), pueden cobrar en promedio $600 por documento”, resalta Cabrera.

Además, los proveedores tecnológicos archivan la documentación de cada empresa de manera digita para que los clientes, la DIAN y las compañías que generan las facturas, puedan leer, copiar, descargar e imprimirla de forma gratuita.

¿Y el acuse de recibido?
Si bien una empresa tiene la opción de entregar la factura al cliente ya sea de forma física o electrónica, la DIAN obliga al cliente a dar un acuse de recibo, por lo que el obligado a facturar puede entregar una representación gráfica en la dirección electrónica o correo que defina el cliente, y debe disponer de un sitio en internet para que el adquiriente la pueda consultar.

Por su parte el adquirente deberá emitir el acuse de recibo con sus propios medios o por los que el obligado a facturar le facilite.

Otra opción es que la empresa envíe un vínculo, a través de correo electrónico, con el que el cliente acceda a un portal o una plataforma, y pueda ver no solo una, sino todas las facturas que tiene con ese proveedor, y allí mismo realizar el acuse de recibido.

Estas alterativas hacen que el proceso sea transparente y confiable para ambas partes, y que los entes de control puedan acceder electrónicamente a los archivos de facturación en cualquier momento con el fin de realizar los controles fiscales correspondientes.

La puesta en marcha de la factura electrónica por medio de pruebas piloto, la selección de empresas, y la adhesión voluntaria de diferentes compañías, según las proyecciones de la Dian, llevará que a finales del 2018 Colombia cuente con un aproximado de 25.000 empresas que hagan uso de este recurso electrónico.

Citas
(UBL) es una librería digital estándar de documentos XML, diseñados para representar documentos empresariales tales como órdenes de venta o facturas, y está pensada para que ingrese directamente en las prácticas empresariales, legales, auditoras o de gestión de registros actualmente vigentes.
El objetivo es que el código, creado en 1994 por la compañía japonesa Denso Wave, contenga toda la información de la factura, y pueda ser leído de forma inmediata.

Un título valor es un documento escrito, siempre firmado por el deudor que confiere un derecho en beneficio de la persona que lo porte. El título valor tiene validez para hacer negocios y entra en circulación en el mercado como cualquier bien; quien firma el título valor se obliga a pagar lo allí consignado a quien lo posea. Con información de www.gerencie.com.

Fuentes
Enrique Cabrera Vice presidente de la Junta Directiva del Cámara Colombiana de Comercio Electrónico. enrique.cabrera@southconsulting.com
Fernando Pico. Asesor jurídico de Fenalco. fernandopico@fenalco.com.co
www.fenalco.com.co – www.dian.gov.co – www.southconsulting.com – estatuto.co

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