Siete pasos para calcular sus costos correctamente y evitar perder dinero

Administración

Por : Camilo Marín Villar
Periodista

En la fabricación de muebles existen diferentes costos agregados que, por desconocimiento, no se suelen sumar; es decir, no se tienen en cuenta. Un correcto análisis de costos le permite a los muebleros establecer los precios de sus productos con precisión y, de paso, mejorar los márgenes de rentabilidad. A través de la siguiente guía conozca cómo calcular sus costos adecuadamente.

Cotizar o costear bien es una de las tareas más importantes para todos los fabricantes de muebles y productos de madera, ya que de ello depende la rentabilidad del negocio. Lastimosamente, muchos de los empresarios del sector tienen muchos vacíos y calculan mal su utilidad, otros ni siquiera conocen con certeza cuánto están ganando por cada producto y en ocasiones, incluso, terminan perdiendo dinero.

De acuerdo con los profesionales del Centro de Servicios Empresariales e Innovación para Muebles y Maderas (CSEI MyM); programa de la Secretaria de Desarrollo Económico (SDDE) dedicado al apoyo del sector mueblero en Bogotá, un gran número de las micro y pequeñas empresas del país (MyPes) desconocen cómo realizar correctamente el análisis de sus costos y no cuentan con un método adecuado para establecer sus precios finales.

Según los expertos del Centro, generalmente, los empresarios del mueble y la madera, para determinar los precios de venta, calculan empíricamente el costo al que les sale fabricar un producto y le suman un porcentaje de utilidad, según el promedio del mercado o lo que, subjetivamente, ellos consideran que pueden ganar.

No obstante, los fabricantes en la mayoría de las cotizaciones solo tienen en cuenta los costos tangibles –aquellos que son sencillos de rastrear como el precio de la madera, o de los insumos más evidentes como el pegante y la pintura– y suelen omitir, por ejemplo, otros costos un poco más complejos de cuantificar como los intereses financieros; la depreciación de las máquinas y de las herramientas, y los tiempos muertos de manufactura.

En algunos casos, el problema es más serio y hasta olvidan costos evidentes como el transporte o la mensajería o, lo que es peor, su propio sueldo.

En efecto, en la industria del mueble y la madera, principalmente, durante los primeros años de las micro y pequeñas empresas es común que el dueño o el gerente, aunque solo ejecute funciones administrativas, no tenga sueldo fijo y por esto tampoco incluya este rubro dentro de los costos totales, lo que es muy inconveniente, pues están basando los precios de sus productos en datos falsos.

TIPS: De acuerdo con el CSEI MyM, los empresarios manifiestan que no saben cómo calcular el valor de su propio tiempo; una manera simple de resolver esto es preguntarse: cuánto cobraría mensualmente una persona externa para realizar el trabajo del gerente. Ese valor se puede establecer de acuerdo a las tarifas que paga la industria en empresas de tamaño similar por esa función.

Y es que todos aquellos costos que no se tienen en cuenta, o que han sido subvalorados, tergiversan la realidad de la utilidad y generan una ganancia falsa; la cual sale a la vista al aplicar, juiciosamente, un correcto método de costeo.

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De acuerdo con la experiencia del CSEI MyM, cuándo un empresario decide, por primera vez, realizar una gestión de costos de manera técnica para establecer sus precios y descubre que gana menos de lo que suponía o, peor, que está perdiendo dinero, quedan en evidencia otros problemas internos, entre ellos: descubren la ineficiencia en la producción; los malos hábitos de trabajo; las pérdidas de tiempo; los errores en la distribución de la planta y la falta de competitividad.

Al final, un análisis de costos, bien ejecutado permite descubrir la realidad de la compañía y, por más cruda que esta sea, dicha información termina convirtiéndose en una oportunidad para generar planes de mejoramiento a todo nivel.

Por esto es fundamental recopilar, clasificar, analizar y asignar los costos correctamente a los procesos y a las actividades que se llevan a cabo en las empresas fabricantes de muebles y productos de madera. No se trata sólo de determinar cuánto cuesta algo, sino de la comprensión de todas las variables que generan costos como: los servicios públicos; el arriendo; los impuestos; la mano de obra; los materiales e insumos; la depreciación de las máquinas, entre muchas otras.

Conocer a fondo cuáles son los costos de la empresa y dónde se generan permite tener un mejor control de los mismos y sirve como base para tomar buenas decisiones.

Con la finalidad de obtener un costo preciso del producto terminado, el fabricante debe contar con un sistema que le permita calcular los costos generales de la fábrica, los costos de la materia prima y de los insumos, de la mano de obra directa y todos aquellos gastos relacionados con el negocio.

Con la asesoría del CSEI MyM, el siguiente artículo presenta una guía de siete pasos que incluye, a manera de ejemplo, el análisis de los costos de una silla de comedor, con el fin de mostrar cómo cotizar y calcular el costo unitario de este mueble y estimar su precio de venta final.

Madera
Materia prima

 

 

El costo de un producto está formado por el precio de la materia prima, el precio de la mano de obra directa empleada en su producción, el precio de la mano de obra indirecta empleada para el funcionamiento de la empresa, los gastos fijos y el costo de amortización de la maquinaria y de los activos.

 

1). Clasificar y calcular los costos fijos y variables

El primer paso para fijar correctamente el precio de venta final de un mueble, es recopilar y sumar todos aquellos componentes del costo en los que incurre la empresa para fabricar y vender dicho producto; la clave está en no dejar por fuera ningún gasto de producción o de cualquiera de las actividades que le causan costos a la compañía.

Por ello, lo mejor es agrupar los costos según su naturaleza u origen, una manera práctica de hacer esto es clarificarlos en dos grupos: costos fijos y costos variables.

  • Costos fijos: son aquellos rubros que la empresa debe pagar independientemente de su nivel de operación; es decir, produzca o no produzca debe asumirlos, y se pagan, sencillamente, para que la compañía permanezca activa; de allí que los empresarios hacen todo lo posible por disminuirlos, pues esto les permite adaptarse mejor a los altibajos de la producción.

Entre estos están los salarios; la depreciación de las máquinas y las herramientas; el mantenimiento de los equipos; el arrendamiento de local y/o de la bodega; el pago de servicios públicos; algunos impuestos como el predial; la papelería; los implementos de aseo; los gastos de cafetería; las obligaciones financieras, incluidos los créditos y sus intereses, y el pago de seguros.

  • Costos variables: son costos que aumentan o disminuyen (en cantidad y valor) según el nivel de producción; es decir, del número de productos fabricados. Los costos variables son muy importantes, ya que permiten maximizar los recursos de la empresa, puesto que la fábrica sólo debe asumir los que estrictamente exija la manufactura.

En este sentido, entre los costos variables se pueden enumerar, por ejemplo: la materia prima; los insumos; la remuneración al destajo (en la que se paga por cada pieza que se produce); los gastos de transporte, distribución y logística; los empaques; los servicios subcontratados con terceros y las comisiones pagadas por ventas.

Vale la pena aclarar que los costos variables resultan más fáciles de controlar que los costos fijos, dado que pueden ser ajustados rápidamente a los niveles de producción y es allí donde hay mayor oportunidad de implementar programas para mejorar la eficiencia y la productividad.

Una vez se obtienen y se suman todos los costos (fijos y variables), hay que relacionar ese valor con el tiempo de trabajo de la empresa, a fin de lograr establecer cuánto le cuesta al empresario realmente el tiempo invertido en la elaboración de cada pieza.

Una manera sencilla de hacerlo es dividir los valores totales de los costos (fijos y variables) por los minutos laborados en la empresa durante un mes. El valor mensual por minuto es una medida ideal para establecer el costo final y el precio de cada producto; ya que, por lo general, individualmente, los procesos de fabricación demandan tiempos diferentes que no suelen ser horas o días completos.

En este sentido, para hallar el costo por minuto de trabajo, simplemente, hay que dividir los costos totales por el número de horas y minutos trabajados al mes en una empresa.

Por ejemplo, sí en una fábrica de muebles los operarios trabajan 48 horas semanales –que es la jornada laboral máxima establecida en Colombia– entonces: durante las cuatro semanas del mes habrán trabajado alrededor de 192 horas, equivalentes a 11.530 minutos mensuales.

Finalmente, para hallar el costo por minuto, el empresario debe dividir el valor total mensual de cada uno de los costos fijos (servicios públicos, arriendo, nomina, mantenimiento, depreciación de máquinas, etc.) y de los costos variables (materia prima, insumos, empaque, transporte, comisiones, etc.) por la totalidad de los minutos trabajados en el mes, en el caso del ejemplo por: 11.530 min.

A continuación, se describen algunos ejemplos de la clasificación y valoración por minuto de los costos más comunes en los que incurre cualquier fábrica de muebles:

– Servicios públicos: es uno de los componentes del costo fijo, se debe establecer un promedio utilizando como mínimo los tres últimos recibos de agua, luz, teléfono, conexión de Internet, facturas de celular, etc.

– Arriendo y la nómina: el canon mensual de arriendo y los gastos salariales son quizás dos de los costos fijos más claros de determinar y deben incluirse en el análisis de costos de cada producto.

Generalmente, las empresas emplean personal bajo las siguientes modalidades de contrato:

a). Contratos indefinidos, fijos y/o temporales: es necesario tener en cuenta que este tipo de contratos incluye dentro del salario básico una carga prestacional la cual debe también relacionarse dentro del costo, y que debe ajustarse a la normatividad vigente por cada trabajador.

b). Al destajo y/o por contrato: por lo general el empresario sabe de antemano el costo por pieza que rige el mercado al destajo. Este modelo de contratación no implica el pago de la carga prestacional, vale la pena mencionar que, generalmente, exige que el empresario verifique que sus trabajadores se afilien y paguen su propia seguridad social.

Aunque es una de las modalidades de contratación más usadas por el sector mueblero, vale la pena anotar que el destajo tiene algunas limitantes, entre ellas la afectación de la calidad, pues, probablemente, el operario quiere terminar el mayor número posible de piezas dentro de su jornada de trabajo, por lo que la calidad del producto tiende a disminuir.

En ocasiones, esta práctica implica que el trabajador asuma, por su cuenta, los materiales y los insumos para el realizar su labor, lo que también reduce la calidad pues casi siempre el empleado utiliza materiales de bajo precio para maximizar su ganancia, en detrimento del producto.

Así mismo, el trabajo por destajo tiene una alta rotación e inestabilidad laboral, pues los operarios constantemente están buscando mejores opciones de ingresos y por ello el compromiso y la lealtad con las empresas disminuye.

c). Mixto: es la combinación de las dos modalidades de contratación: por destajo y contrato, así es importante incluir ambas modalidades en el análisis.

2). Calcular el consumo de la materia prima (madera y/o lámina)

Es muy importante registrar los datos por cada parte (semielaborado) que integra el mueble, ya que todas ellas exigen consumos diferentes, incluyendo el desperdicio natural del material el cual, en promedio, suele ser del 5% aproximadamente.

También es útil conocer el precio comercial de la pieza (bloque) de madera que se utilizará, y el porcentaje o la cantidad de dicho bloque que se necesitará para fabricar cada componente.

Conviene registrar el consumo de los tableros, sus dimensiones en milímetros y el costo por cada lámina. Así mismo, hay que describir los detalles de cada componente o parte a fabricar; por ejemplo, en el caso de una silla para comedor, las partes fabricadas serán las patas, el bastidor, los esquineros, entre otras.

3). Calcular el consumo de los acabados e insumos

Para calcular el costo de los productos e insumos se puede usar una lista en la que se registren detalladamente los requeridos para para la elaboración del mueble; el consumo por unidades de cada insumo; el costo por unidad de compra y el costo de acuerdo con el consumo exacto que se utilizará en la manufactura.

Una forma sencilla para considerar el rendimiento del insumo es tomar en cuenta los datos proporcionados por el fabricante. También se puede calcular la cantidad del insumo requerido, estableciendo el rendimiento histórico que se ha empleado de cada insumo para trabajos o tareas similares.

4). Establecer la ruta de fabricación (tiempo de trabajo de cada proceso)

La ruta de fabricación se refiere a los procesos y tareas que la empresa debe seguir para fabricar un mueble específico, es importante que la evaluación de dicha ruta incluya el tiempo de fabricación, el tipo de proceso y el puesto de trabajo o la máquina en la que se realiza el proceso. En este ítem también se relaciona la depreciación de las máquinas, las herramientas y los equipos de la empresa, con el fin de incluir este costo al final.

TIPS: Como el costo de la depreciación de las máquinas está incluido en el precio final del producto, al recibir el pago, el empresario debe guardar dicho porcentaje de dinero como un ahorro, con el propósito de tener en el futuro una suma que le permita cambiar los activos obsoletos sin afectar la liquidez y el capital de trabajo de la empresa.

5). Relacionar los procesos subcontratados, las comisiones y el IVA

Durante los últimos años las empresas del sector han cambiado su enfoque para considerar la subcontratación de algunos procesos de su compañía. Antes sólo se pensaba en subcontratar aquellas actividades que se consideraban como no críticas para el funcionamiento de la empresa, pero ahora las subcontrataciones van más allá: las empresas empiezan a considerar la subcontratación como parte de su estrategia de operaciones que involucran actividades claves.

Al subcontratar procesos la empresa evita costos fijos como la nómina y renta del espacio requerido, etc. Hablando de subcontratar producción en muchas ocasiones al ser una unidad de negocio que solo se dedica a cierta operación, los materiales son más baratos y tienen el equipo especializado para esa operación, lo cual se traduce a reducir los costos de inventario, maquinaria, depreciaciones, etc.

Así mismo, si el empresario paga una comisión por la venta del mueble, el porcentaje de esta debe incluirse en el valor total del producto, al igual que el costo del impuesto a las ventas (IVA).

6). Determinar el costo total, el costo unitario y la rentabilidad esperada

Conocer el costo total y el costo unitario es útil para: tomar decisiones en la definición del precio de venta del producto, optimizar el uso de los recursos en la producción, definir políticas de ventas y reducir los costos sin perder la calidad de los productos.

Para obtener el costo total de producción se suma el costo variable total y el costo fijo total. El costo unitario de producción es el valor de cada unidad fabricada.

Para obtener el costo unitario del lote producido se divide el resultado del costo total de producción entre la cantidad de productos fabricados.

Una vez se depuran cada uno de los costos (fijos y variables) y se conoce tanto el costo total de la producción, como el costo unitario por pieza, el empresario está listo para establecer el margen de ganancia que espera recibir por su producto; es decir: la utilidad, este valor se determina con base en el análisis de los costos.

No obstante, también hay que considerar los precios del mercado, ya que sí el empresario le asigna un precio exagerado al producto, muy por encima del valor que cobra su competencia, seguramente perderá competitividad. A grandes rasgos se puede decir que utilidad es igual a los ingresos menos los costos y los gastos de la empresa.

7). Establecer el punto de equilibrio

El punto de equilibrio es aquel nivel de actividad y ventas en el que la empresa consigue cubrir la totalidad de sus costos, tanto fijos como variables, sin tener pérdidas o ganancias. Es decir, es el valor al cual una empresa puede fabricar y pagar todos sus costos, sin obtener ninguna utilidad.

Establecer este punto es esencial para diseñar la estrategia y las metas de ventas de la empresa en periodos de tiempo establecidos.

La determinación del punto de equilibrio permite comprobar la viabilidad del negocio. Si hay constancia en el ritmo de los ingresos también lo habrá en el rango o momento en que se alcanzará el punto de equilibrio (o “punto de quiebre”).

Si la actividad económica se desestabiliza y se hace más volátil, también el punto de equilibrio tendrá volatilidad, desplazándose hacia fuera del rango habitual y provocando problemas de liquidez que obligarán a postergar o refinanciar los créditos o los pagos de materias primas. Todas estas señales de comportamiento son posibles de determinar con el análisis del punto de equilibrio.

Conocer el punto de equilibrio permite saber a partir de qué nivel de ventas puede ser recomendable cambiar un costo variable por un costo fijo o viceversa; por ejemplo, cambiar comisiones de ventas por un sueldo fijo en un vendedor. Así mismo, sirve para establecer estrategias de mercadeo, descuentos de temporadas, realizaciones de inventarios, o cerrar negocios que, aunque no generen inmediatamente una alta ganancia, convienen por sus ventajas a mediano y largo plazo.

Para determinar el Punto de Equilibrio (P.E.) se aplica la fórmula siguiente:

Cualquier empresa, bien sea micro, pequeña, mediana o grande, debe darle la importancia que se merece al análisis de cada uno de los de los costos, pues a partir de un correcto y minucioso costeo, el empresario podrá conocer la realidad de su compañía y, a partir de allí, implementar mejoras en todas las áreas de la empresa, entre ellas la distribución de la planta; programar mantenimientos de máquinas y herramientas, e implementar programas de mejoramiento continuo y de calidad.

Fuentes

  • Centro de Servicios Empresariales e Innovación para Muebles y Maderas (CSEI MyM)
  • Edgar Parra. Coordinador de Construcción e Infraestructura del CTCM-SENA Regional Distrito Capital eparra@sena.edu.co

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