Camilo Marín Villar

Periodista

La combinación de rayas y espacios, que puede ser interpretada y convertida en datos, simplifica el proceso de identificación de cualquier producto o activo, agiliza los procesos, a la vez que brinda seguridad en la información recolectada. Hoy dicha tecnología está al alcance de todas las empresas.

Han pasado 63 años desde que, el 7 de octubre de 1952, se registró la primera patente de lo que en sus inicios se denominó “aparato y método de clasificación”, hoy popularmente conocido como el código de barras.

Actualmente, esta combinación de rayas, espacios y números se encuentra no sólo en todos los productos de supermercado, en las tiendas de tecnología, de ropa y de accesorios; también está presente en las entidades oficiales, en el sector financiero, las notarías, los hospitales, las instituciones educativas y por supuesto en la industria manufacturera.

A diario más de cinco mil millones de códigos de barras presentes en diferentes productos, bienes y activos son escaneados en todo el mundo. Un sistema que se ha convertido en el fundamento de los procesos de negocios para más de un millón de empresas en 150 países, provenientes de veinte industrias, incluyendo la fabricación de productos en la cadena forestal, madera y muebles.

En Colombia, el código de barras llegó hace 27 años, y actualmente hay más de 23.000 compañías que lo utilizan, no obstante todavía existe un gran número de empresas que se resisten a adoptar este sistema; en especial las pequeñas y medianas empresas (MiPymes), pues lo consideran una herramienta innecesaria, complicada y difícil de adoptar. Además, existen otros mitos como que es costosa y que no agrega valor a los productos. Realmente, resulta todo lo contrario.

Precisamente, el siguiente artículo busca desmitificar o, mejor, aclarar algunas creencias erróneas que existen entorno a esta tecnología, la cual, sin duda, es una herramienta muy útil para mejorar la productividad de las empresas y hacerlas más competitivas.

El código de barras permite a las empresas recopilar y transmitir información en un lenguaje común a través de las fronteras geográficas y culturales. Literalmente, el sistema trasciende fronteras y vincula a sus usuarios.

En este sentido, M&M conversó con Juliet Espinosa, gerente de estándares de GS1 Colombia, asociación encargada de administrar y asignar los códigos de barras en el país, quien explicó de qué se trata esta tecnología, su aplicabilidad en la industria y la manera de vincularse a ella.

¿Es una tecnología compleja y difícil de implementar?

Realmente, la tecnología sobre la cual está sustentado el código de barras es simple y sencilla.Básicamente, es un gráfico conformado por una serie de barras y espacios de ancho variable, a los cuales se les asigna un número de 13 dígitos, este símbolo contiene información digital almacenada en el lenguaje binario (unos y ceros), que puede ser capturada a través de un escáner e interpretada por una computadora y una base de datos que contenga toda la información que se quiera asociar a este código. Es un lenguaje estandarizado útil para la identificación de unidades comerciales y logísticas de forma única.

Se utiliza como una herramienta para la captura, el almacenamiento y el intercambio de todo tipo de información, especialmente para identificar productos, bienes y activos, ya que facilita la actividad comercial entre los proveedores, los fabricantes y los distribuidores.

La codificación de un material o unidad de empaque con el código de barras permite identificar ese material o unidad con un nombre o número común, comprensible tanto para la empresa fabricante como para las empresas clientes. Esa identificación o asignación de códigos se puede utilizar para referirse a cada material, clasificarlo y adicionalmente para cualquier proceso en que ese material se involucre: recibo, almacenamiento, alistamiento y/o despacho.

La empresa puede, fácilmente, compartir la información asignada a cada código con sus proveedores, distribuidores y clientes, a través de una página web.

Este estándar ha sido diseñado para uso mundial; superando las limitaciones que presentan los sistemas internos de compañías o sectores en el tema de identificación y comunicación, haciendo más efectivo el manejo de información para todos los actores de la cadena.

Tal cómo explica Juliet Espinosa, esta herramienta de captura de información está compuesta por dos partes importantes:

Símbolo: es la representación gráfica del código. Está compuesto por barras oscuras y espacios claros de diferente grosor, que permiten la captura automática de información por medio del lector.

Código: es la representación numérica, es decir los caracteres legibles por todos. A su vez este número, de trece cifras, se subdivide en tres partes, los primeros tres dígitos representan casi siempre el país de origen del producto; los siguientes cuatro dígitos a la empresa dueña del código y las últimas cifras contienen la información específica del producto o activo; al final algunos incluyen un número de control.

Aunque hay variantes de la simbología –que se adaptan a las necesidades de cada empresa y sector, como es el caso de los códigos de barras empleados por el sistema financiero para el recaudo de dinero– la esencia y el objetivo de todos los códigos es el mismo.

El sistema está diseñado para superar las limitaciones de la codificación específica de un sector, organización o compañía usuaria y para hacer que el comercio mundial sea mucho más eficiente y sensible a las necesidades de los clientes. Por esto, cada código es único (como el número de cédula de un ciudadano); es universal y puede utilizarlo la organización que adquiere el derecho a su uso, incluso hace parte de sus activos.

¿Solo las empresas grandes sacan provecho del código?

No. Cualquier tipo de empresa, sin importar su tamaño, valor de activos o nivel de producción puede aprovechar los beneficios de la tecnología; incluso, muchas veces es un requisito para crecer.

El sistema de código de barras proporciona una serie de ventajas, incluyendo la eficiencia operativa, un mejor servicio al cliente (tanto interno como externo) y la obtención de información clave para la toma de decisiones. Las ventajas más reconocidas son:

Velocidad y eficiencia: una etiqueta de código de barras de 13 caracteres puede ser leída en uno o dos segundos. Originalmente, los creadores de esta tecnología buscaban agilizar y descongestionar las largas filas en los puntos de pago de los almacenes, ya que los cajeros debían memorizar todos los códigos de cada producto y digitarlos en la registradora; esto, obviamente, retrasaba el proceso.

Hoy la velocidad no sólo se evidencia en los puntos de pago, también en los almacenes, centros de envío y hasta en las áreas de producción.

Adicional a esto, el tiempo del muestreo periódico de los inventarios para corroborar la realidad del stock con la información de las bases de datos, se reduce en promedio en un 30%, cuando se ejecuta digitalmente y se minimizan las operaciones manuales.

Mejores tiempos redundan en entregas más rápidas de las materias primas, los insumos y el producto final a las áreas de almacenamiento, producción y comercialización. Al igual que se reducen los tiempos de carga y descarga de materiales, la recepción de mercancías y la entrega de proveedores.

Exactitud: Información incorrecta en una cadena de suministro o de producción puede crear riesgos inaceptables, pérdidas empresariales y mayores gastos de funcionamiento. Con el empleo del código de barras se reducen las posibilidades de error debido a la intervención humana y se incrementa la velocidad de captura de los datos.

Trazabilidad: este sistema digital de captura y almacenamiento de información es muy útil cuando se necesita conocer a ciencia cierta el recorrido o el ciclo de producción y distribución de un producto. Muchas veces la empresa necesita conocer dónde está determinado producto, quién ha intervenido en su fabricación, cuándo y cómo fue realizado el despacho.

El control de la información de toda la cadena sirve para tomar acciones oportunas en cada paso. Por ejemplo, a nivel externo para responder efectivamente a las inquietudes de los clientes, de los proveedores, de las autoridades de vigilancia ambiental o de salubridad. Internamente, facilita la comunicación entre las dependencias de la empresa y vela por que cada una responda oportunamente con las responsabilidades asignadas.

Información, activo valioso: gracias a la calidad y a la cantidad de información que se puede recopilar a través de este sistema, los departamentos de mercadeo pueden realizar análisis de mercados, investigaciones sobre la demanda y los requerimientos de los clientes. Así, gracias a la información obtenida una empresa puede programar sus ciclos de producción, la compra de insumos y materias primas e, incluso, controlar las fugas de dinero por posibles robos o malversación de recursos.

Además, al identificar y recopilar la información de activos de la empresa con el código de barras se puede optimizar el mantenimiento de las máquinas-herramientas y los equipos, con el fin de cuidar su vida útil y buen funcionamiento.

Apertura de mercados: sí la MiPyme desea vender sus productos localmente o exportar, a empresas que manejan estándares como base para alcanzar mayores eficiencias en su negocio y manejar más y mejor información, es posible que estas le soliciten utilizar estándares que faciliten los procesos que acompañan su relación comercial.

Costo beneficio: los sistemas de códigos de barras crean valor no sólo por el ahorro de tiempo, sino también por evitar errores costosos.

Los costos de no manejar adecuadamente la información pueden ser muy altos. Por ejemplo, aumenta el riesgo de rechazos de mercancías que, a la postre, generan faltantes de productos en los distribuidores y provocan pérdidas de ventas; por un error se puede perder la confianza del cliente, el proveedor o el distribuidor; además, puede inducir a la toma de malas decisiones, entre otras.

El primer sector que se percató del potencial de los códigos de barras fue el de los ferrocarriles, que empezó a identificar trenes y vagones con números únicos. Pero sólo en 1974 llegaron a las cajas de los supermercados.

¿Es costoso y hay que renovar la afiliación cada año?

Según aclara Juliet Espinosa, actualmente, la tarifa para Colombia es la más barata del mundo. Adicionalmente, al suscribirse y contar con el derecho al uso del código de barras, las empresas tienen derecho a soporte técnico durante un año, verificación de la calidad de impresión de los códigos durante los dos primeros meses (validación que permite establecer si el código de barras impreso cumple con las especificaciones de tamaño, color y estructura, acordes con el estándar y que por lo tanto puede leerse con la tecnología disponible en los puntos de pago y los centros de distribución) y una guía de identificación.

GS1 Colombia ofrece dos opciones de afiliación para las empresas:

• La primera alternativa es ideal para aquellas empresas que requieren comprar un gran número de códigos, ya que necesitan marcar cientos o incluso miles de productos.

En este caso, la firma debe pagar una membresía cuya tarifa es diferencial, pues se cobra según el valor de los activos de cada empresa; es decir, las compañías más pequeñas pagarán una tarifa menor y las grandes un poco más. Para el 2015 los precios de la membresía oscilan entre $322.000 y $12.887.000. Adicionalmente, la empresa debe pagar una cuota anual que está entre $155.000 y $5.767.000.

Por este valor, GS1 entrega los códigos que necesite el empresario, sin importar la cantidad. Con el beneficio que la empresa tiene la libertad de asignar la numeración final de cada código. Sencillamente, GS1 asigna los primeros caracteres del digito, que hacen referencia al país y a la empresa, y la compañía, autónomamente, asigna los siguientes números para cada uno de sus productos.

Este tipo de membresía le da algunos derechos adicionales al empresario, entre otros ser parte de la asamblea de miembros de GS1 Colombia y postularse para ser elegido como integrante del Consejo Directivo, órgano que toma las decisiones y establece las políticas de la firma, así como la posibilidad de ser parte de Grupos Colaborativos como el del sector forestal.

Como GS1 Colombia es una empresa sin ánimo de lucro, el dinero recaudado se distribuye en beneficios para los miembros como formación y capacitación en logística y manejo de procesos, soporte técnico y entrega de estudios de mercados. Hoy, un poco más del cinco por ciento de las empresas registradas en Colombia para usar el código de barras optan por esta opción.

Cuando las empresas no tienen muchos productos que marcar y simplemente necesitan uno, dos, tres, cinco o una docena de códigos, se pueden afiliar pagando la membresía diferencial por una vez cada 99 años, según el valor de sus activos, y además pagan el precio por cada código que necesiten.

Hoy el precio de un (1) código es de $58.000, este valor por unidad disminuye al adquirir un mayor número de códigos. Como referencia, una empresa pequeña que necesite un código, con el precio de la membresía más el precio del código, debería pagar $350.000 aproximadamente, lo que cubre 99 años de afiliación, sin pagos anuales. Estas empresas también tienen acceso a planes de formación, asesoría y soporte técnico.

Cabe resaltar que en este caso todos los números que hacen parte del código son asignados directamente por GS1 Colombia, sin intervención de la empresa.

Por otra parte, el costo del sistema es inferior a otros medios de entrada de datos, debido a la posibilidad de realizar una interfaz entre el hardware y software. Las etiquetas para imprimir el código de barras cuestan en promedio menos de un peso cada una y son de fácil lectura gracias a los cientos de dispositivos disponibles, así mismo pueden imprimirse universalmente en las impresoras láser de oficina.

De hecho, el mercado ofrece impresoras convencionales cuyos precios van desde los $170.000, con las que se puede imprimir los códigos adquiriendo las etiquetas y las tintas. También existen modernas máquinas capaces de imprimir 1.000.000 de códigos al día.

Por su parte, los escáner, para la lectura de la información, las computadoras y el software, son provistos por múltiples compañías en el país y los costos dependen de las necesidades del usuario.

¿Solo es útil en la comercialización de productos de primera necesidad?

En general toda la cadena forestal, madera y muebles, desde los aserríos, los fabricantes de muebles, las carpinterías, hasta las empresas dedicadas a fabricar productos especializados de madera, pueden no solo usar el código de barras para sus productos sino para llevar registros de sus máquinas y herramientas; procesos; materiales; insumos; y hasta del recurso humano.

La codificación de un material o insumo permite identificar ese material o insumo con un nombre o número común, entendible tanto para la empresa fabricante como para las empresas clientes y proveedores. Esa identificación o asignación de códigos se puede utilizar para referirse a cada material, clasificarlo y adicionalmente para cualquier proceso en que ese material se involucre: acceso, recibo, almacenamiento, movimiento, manufactura, control de calidad, alistamiento, facturación, despacho, transporte y rastreo, etc.

Los operarios también pueden ser identificados con un carné con código de barras que registre datos personales, perfil profesional, labores desempeñadas, la hora de entrada y salida, autorizaciones para el retiro y la manipulación de materiales, herramientas e insumos. Así como, información de sus logros, registros de salud, incapacidades, llamados de atención y hasta la fecha de su cumpleaños.

De hecho, toda esta información hace parte de los requisitos para acceder a certificaciones de calidad o registros sanitarios, para la disposición de residuos peligrosos como los que genera la industria de la madera, entre otros: virutas, astillas, solventes, selladores, pinturas catalizadas, lodos y aguas contaminadas.

Es cierto que las autoridades no exigen que la recolección y el almacenamiento de la información se realicen a través de medios digítales, ni mucho menos; pero, sin duda, esto servirá para agilizar los tiempos en  todos los procesos.

En promedio, en Colombia las empresas compran 3.25 códigos cada una.

¿Para exportar hay que registrar el código en cada país que se desee vender?

No. Una vez asignado el código éste se puede utilizar en cualquier parte del mundo sin necesidad de registrarlo. A partir del uso de los códigos de barras bajo un estándar globalmente aceptado y reconocido, Como el de GS1, se desarrollan soluciones y sistemas de información que promueven que todas las industrias, en cualquier parte del mundo, hablen un lenguaje de negocios común.

Los códigos de barras alimentan los sistemas de información de gestión y trazabilidad en las diferentes compañías que manipulan las productos en sus procesos de llegada al consumidor final, se convierten en una herramienta efectiva para identificar su procedencia, los lotes, las fechas de vencimiento, a la vez que permiten agilizar procesos logísticos de nacionalización e intercambio de información entre compañías.

Es sistema trae nuevas oportunidades de comercio que deben ser aprovechadas a raíz de los Tratados de Libre Comercio, suscritos por Colombia.

Referente a si al cambiar el empaque y el peso del producto se debe sacar un nuevo código de barras, la funcionaria señala que sí, pues todo cambio en el producto que afecte la decisión de compra de un consumidor final necesita un nuevo código. Este principio permite a las compañías conocer el comportamiento individualizado de un producto en el mercado y administrarlo de forma separada, el uno del otro, cuando se trata por ejemplo de hacer pedidos, estudiar la rotación del producto y controlar los días de inventario, entre otros aspectos.

Finalmente señaló que si bien es cierto que cada empresa es dueña del derecho a usar sus códigos y ninguna otra utilizarlos. No obstante, las compañías pueden optar por imprimir sus propios códigos adquiriendo la tecnología (impresoras) para esto o subcontratar a las empresas como impresores y demás que manejan este tema con total libertad.

Fuentes

Juliet Espinosa. Gerente de estándares de GS1 Colombia. jespinoza@logyca.com

Luisa Fernanda Cuéllar. Especialista en relaciones Públicas y Contenidos de Logyca. lcuellar@logyca.com