Paola Andrea Ruiz
Periodista M&M

Hacer de las PYMES empresas más efectivas, productivas y competitivas, es el objetivo primordial de algunas tendencias de la Ingeniera Industrial, que hoy en día son altamente aplicables a este tipo de industrias.

Según la Unión Europea, la sigla PYME hace referencia a las empresas que tienen desde 1 hasta 250 empleados y un balance general inferior a los 43 millones de euros. Sin embargo dependiendo de cada país,el término de micro, mediana y pequeña empresa varía según factores relacionados con el tamaño, el volumen de negocios, la facturación y los ingresos anuales.

En Colombia, la Ley para el fomento de las PYME –Ley 590-, las clasifica en microempresas (con personal no mayor a 10 trabajadores y activos totales inferiores a 501 SMMLV), pequeñas empresas (entre 11 y 50 trabajadores y activos totales entre 501 y 5001 SMMLV), y medianas empresas (entre 51 y 201 empleados y activos totales entre 5001 y 12 mil SMMLV).

El desarrollo de las PYME es de gran importancia para la economía mundial, ya que este tipo de empresas concentran
varios segmentos de la industria y son generadoras de empleo para un número importante de personas. En Perú por ejemplo, las MIPE – como se les conoce-, originan el 80 por ciento de empleos de la región, en México representan cerca del 94 por ciento de las compañías, mientras que en Europa se estima que un 98 por ciento de las empresas existentes son PYMES.

Según la encuesta anual manufacturera, en nuestro país, las PYMES representan más del 95 por ciento de
los establecimientos existentes, contribuyen con cerca del 63 por ciento de los empleos que se generan en el país y originan más del 45 por ciento de la producción manufacturera.

En cuanto al desarrollo sectorial, en Colombia las PYMES tienen mayor representación en campos asociados al aprovechamiento de los recursos naturales como alimentos, cuero y calzado, muebles y madera, textil y confecciones, plástico, químico, metalúrgico, metalmecánico y autopartes entre otros; y se ubican en los principales centros productivos del país como Cundinamarca –Bogotá–, Antioquia, Valle y Atlántico.

 Sin embargo y a pesar de la gran importancia que poseen las PYMES y del aporte significativo que ofrecen a la economía mundial, muchas de estas empresas ven amenazada su existencia, supervivencia o crecimiento, por problemas y dificultades que se deben afrontar y para las que aún no están preparadas.

Es por ello, que expertos internacionales de los sectores de la academia y de la industria, han venido planteando y desarrollando enfoques, metodologías y modelos con lo que se busca resolver situaciones comunes que se presentan en las Pymes.

Principales Problemas

Si bien es cierto que el tamaño de las PYMES permite en teoría, una mayor flexibilización y adaptación a los continuos cambios del mercado, en la práctica y para el caso de las empresas nacionales, se ha evidenciado que existen problemas que afectan directamente la productividad de este tipo de compañías.

Existen dos situaciones que según los expertos son neurálgicas y que de presentarse al interior de las PYMES indican que algo no anda bien y que los procesos debe ser sometidos a revisión.

Síndrome Del Viernes Por La Tarde

Tal vez por coincidencia o mejor por falta de planeación, pareciera que el viernes por la tarde fuera el día y el momento predestinado, para que las dificultades relacionadas con afanes y urgencias de todos los departamentos, reclamos y quejas en áreas como las de producción, despachos y servicio al cliente; incumplimientos en tiempos de entrega, manejo inadecuado de las relaciones con los clientes, multas y sanciones, así como pérdida de clientes, mano de obra, materia prima, tiempos de producción, equipos y operarios; salgan a flote y ocasionen molestias dentro de las operaciones de manufactura.

Dichos inconvenientes además de generar grandes incomodidades y costos no presupuestados -como el incremento en las horas extras durante los fines de semana-, reflejan una verdadera falta de planeación, profesionalismo y gestión empresarial, que debe solucionarse a última hora y a costa incluso del personal, buen nombre y calidad de los productos y/o servicios ofrecidos.

Reuniones de Conflicto

Se dan cuando diferentes áreas funcionales y operativas de las PYME anteponen sus intereses particulares a los comunes, y en ese “choque de trenes” que se originan dificultades como inventarios incompletos, cierres contables tardíos, presupuestos desfasados e incluso mal ambiente laboral.

La situación se vuelve a veces tan complicada, que el clima organizacional se tensiona hasta el punto de parecer que el enemigo está por dentro de la empresa y no afuera en la competencia.

Se puede afirmar que hay ocasiones en que se vuelve más importante el éxito de un área funcional (ej. Producción,
administración, comercial) que el de la compañía. El desgaste que esto ocasiona, el costo operativo y la pérdida de tiempo en largas reuniones para ver quién tiene la razón generan importantes pérdidas económicas para las compañías así como tiempos muertos de producción.

Estos dos escenarios, sumados a limitantes que se presentan en aspectos como capacidad de modernización, innovación, inversión en tecnología, administración, asesoría empresarial, conocimiento de mercados y estrategias gerenciales, se convierten en el talón de Aquiles de las PYMES.Aunque resulte llamativo enumerar las problemáticas típicas en las PYMES de manufactura, lo más importante es conocer las causas y sus soluciones.

 Por lo tanto, las primeras recomendaciones generales apuntan a que los gerentes de las Pymes deben diseñar espacios de tiempo que permitan identificar las problemáticas más persistentes y crónicas al interior de las compañías, para luego aplicar la metodología de solución más idónea para resolverlas. De igual forma y atendiendo las expresiones en inglés, repetidas en muchas ocasiones por el Dr. Eberhard Reyer, Presidente de la empresa de consultoría para fabricación muebles y maderas “Schuller Associates Inc.” de Carolina del Norte, la recomendación es que las PYMES deben actuar siguiendo las premisas de Work Smarter, Not Harder (Trabajar de modo más inteligente y no más duro), Make It Easy For The People (Hacerlo fácil para la gente), Make it Happen (Hacer que las cosas sucedan), Back to the Basics (Volver a lo fundamental).

La síntesis de estas frases deja expone claramente, que primero se debe pensar, luego simplificar, después ejecutar y finalmente evaluar. Esta tesis muy parecida al ciclo Deming: “planear, hacer, verificar y actuar”, habla además que no es necesario trabajar más duro, ni hacerle la vida difícil a los operarios, sino lo que propone es lograr que los planes se cumplan de acuerdo a los fundamentos

básicos de las teorías. Por ello es que para darle solución definitiva a los problemas comunes en las empresas, no queda otro camino que el de conocer y estudiar las metodologías pertinentes a cada caso y aplicarlas adecuadamente.

“Trabajamos Duro En Soluciones Sencillas”

No cabe duda, que para solucionar los problemas que se originan en las PYMES, tanto en los procesos de producción como en los administrativos, la mejor opción es buscar dentro de las últimas tendencias de la ingeniería industrial, metodologías adaptables, efectivas pero sobre todo sencillas, que logren resolver los inconvenientes presentados sin necesidad de cambios abruptos ni grandes inversiones.

Lean Manufacturing (LM)

Existen dos conceptos básicos del LM que pueden ayudar a comprender esta tendencia actual en ingeniería industrial, el primero hace referencia a que “Toda acción realizada debe agregar valor; las demás son consideradas desperdicio”, entendiéndose como desperdicio a los reprocesos,los contraflujos, los excesos de inventarios que ocupan espacios y generan costos, las sobreproducciones, los trámites de oficina y los vistos buenos burocráticos, la tramitología excesiva y sin sentido, las antesalas y las filas de espera tanto de personas como de material, entre otros.

 El segundo concepto trata sobre que “Los inventarios y la producción deben ser ajustados a las necesidades del cliente”, por lo tanto, los tiempos para la procesos se deben alinear a dichas necesidades en periodos más cortos, de acuerdo con el “lead time”, o tiempo que debe transcurrir desde que el cliente hace el pedido hasta que lo recibe para su utilización; y el “tack time” o ritmo de producción en el cual debe fabricarse el producto para cumplir oportunamente con la cantidad real de la demanda.

En el Lean Manufacturing los flujos de producción están enfocados al producto y no al proceso. Las líneas de producción se flexibilizan en cuanto a los tipos de producto que se vayan a fabricar. No hay espacio para el almacenamiento de productos defectuosos sino que deben corregir de inmediato, resolviendo la causa del defecto. Las áreas de trabajo deben ser visibles. El mantenimiento tiene que ser preventivo y la maquinaria debe estar siempre ajustada y a punto. No hay programación de producción por lotes sino por pedidos. De igual forma, el personal está bien entrenado en sus oficios, es polivalente y tiene a su mano las herramientas necesarias. Lo que se debe fabricar en cada turno está definido desde antes y no se dispone de materiales en stock para producciones no programadas.

Enterprice Resourse Planning (ERP)

El sistema de planificación de recursos empresariales o ERP por sus siglas en inglés, es un sistema de información gerencial que integra y maneja muchas de las etapas asociadas a las operaciones de producción y distribución de compañías o empresas manufactureras. El ERP, íntegra todo lo necesario para el funcionamiento de los procesos empresariales y requiere disponibilidad de toda la información, para todo el mundo, todo el tiempo.

Es decir, este sistema de planificación, apunta a que la información de la empresa esté integrada en un solo sistema de información y en una sola base de datos para que cada uno de los miembros de la empresa pueda consultar en línea de acuerdo con su perfil de acceso y su cargo. Así, todos disponen de inmediato de la información que necesitan para su gestión. La información y los datos son uno y no varios según la dependencia. No hay que estar esperando a que los demás puedan atender para dar la información.

Anteriormente cada área de la empresa contaba con su propio sistema de información, por ejemplo contabilidad manejaba su propio programa contable, producción trabajaba con hojas de cálculo, ventas con bases de datos y así de acuerdo a cada departamento, esto obviamente generaba segmentación de la información y en muchos casos era causal de las “reuniones de conflicto”.

Es por ello que hoy en día, los expertos recomiendan unificar mediante un programa ERP la información que se maneja en la compañía. Esta modernización asemás de ser útil para planear las operaciones de una empresa, permite orientar y programar la producción bajo pedidos reales y no por pronósticos de ventas o stocks de inventarios que casi nunca se cumplen y que después se quedan en los anaqueles por obsoletos.

Metodología De Gestión Por Procesos,

“Todos Remando En La Misma Dirección”. Anteriormente muchas empresas estaban organizadas en su estructura administrativa por áreas funcionales, es decir mediante organigramas que definían el accionar de los departamentos  y las responsabilidades de los mismos. La tendencia actual replantea este concepto y refuerza la “Gestión por Procesos”, sistema que consiste en gestionar integralmente cada uno de las transacciones o procesos que la empresa realiza para aumentar los resultados de la empresa a través de conseguir niveles superiores de satisfacción en sus clientes, además de incrementar la productividad mediante la reducción de costos internos innecesarios, acortar los plazos de entrega y mejorar la calidad y el valor percibido por los clientes.

Todas las operaciones de una empresa pueden estar organizadas siguiendo esta metodología en lugar de la tradicional
administración por áreas funcionales.

De otro lado, es importante mencionar que aparte de estos modelos de mejoramiento para las PYME, existen otros que pueden adaptarse también a las necesidades de cada compañía, por lo que se hace necesario, que antes de la implementación de alguno de los métodos mencionados, o de cualquier otra tendencia industrial, es importante sin duda alguna, pedir asesoría por parte de los expertos para reconocer que tipo de metodología requiere su empresa y cómo debe adaptarla a su realidad empresarial para que ésta se convierta en una muy buen opción de mejoramiento.

Fuentes

• Mario García Cerón, Decano Ingenieria Industrial, Universidad Antonio Nariño, decano.industrial.edu.co
• www.gestionporprocesoscolombia.com – www.gestiopolis.com – www. businesscol.com – www.proexport.com – www.degerencia.com.