Camilo Marín Villar
Periodista

El primero de enero de 2019 todas las empresas, los independientes y todo el que pertenezca al régimen común, y esté obligado a recaudar IVA, deberán facturar electrónicamente. Conozca los detalles y póngase en línea con esta obligación para que no lo sancionen.

Es definitivo. En menos de tres meses se acaba el plazo para que todas las empresas del régimen común en Colombia adopten el nuevo modelo de facturación electrónica; sin embargo, según la Dian, más de mil trescientos de los grandes contribuyentes aún no están listos, y ni que decir de muchas de las MiPymes que ni siquiera conocen el tema.

Lo cierto es que ya no hay tiempo para dudar y esperar más: desde el pasado primero de septiembre, los grandes contribuyentes debieron comenzar a facturar electrónicamente; sin embargo, hasta el 31 de agosto sólo 725 empresas estaban aplicando el sistema.

Y aunque algunos solicitaron un plazo a la Dian, que se vence en diciembre de este año; a partir del primero de enero de 2019, lo tendrán que hacer todas y cada una de las empresas que pertenezcan al régimen común y estén obligadas a recaudar IVA e impuestos al consumo.

Las empresas y establecimientos comerciales que no hayan acatado la norma para el 2 de enero del 2019 estarán sujetos al cierre temporal de su negocio y, en caso de incumplir con alguna información requerida en este documento, también podrían tener sanciones.

Para entender la verdadera dimensión de lo que implica una factura electrónica, las características, sus alcances y sus ventajas; y para tener claro los plazos de la obligación y evitar sanciones, la Revista M&M entrega el siguiente artículo, realizado con el apoyo de la Dirección de Gestión de Fiscalización de la Dian.

¿Cuál es la diferencia entre la factura electrónica, la digital y la física (de papel)?

La gran diferencia radica en que la factura digital sólo es un documento generado y guardado como archivo PDF al escanear la factura física (una copia), pero, en cualquier caso, es obligatorio que la empresa envíe el soporte físico al cliente.

Vale la pena aclarar que la factura electrónica contiene las mismas connotaciones fiscales y legales que cualquier otro tipo factura, entre ellas la digital y la tradicional hecha en papel.

En suma, no hay diferencia legal, lo importante es que: la facturación electrónica permite que todos los procesos (expedición, recibo, rechazo, archivo y verificación de la Dian) se realicen a través de medios electrónicos.

Las empresas deberán migrar a los sistemas digitales y adquirir un software especializado para emitir su facturación. Este software se puede comprar con una firma certificada (a la fecha hay 51 proveedores autorizados por la Dian); y su costo depende de las características que posea.

Existen proveedores que ofrecen paquetes informáticos completos, que no sólo sirven para emitir las nuevas facturas, sino que incluyen todas las operaciones contables, administrativas y operativas de la empresa, o hay otros que solamente venden el aplicativo para facturar, e incluso, algunos ofrecen aplicaciones en la nube: es decir, que no necesita instalación en ningún equipo y puede ser usado desde cualquier dispositivo electrónico con conexión a internet.

Otra opción es desarrollar por cuenta propia el sistema, a la medida de sus necesidades, contratando un desarrollador certificado o, en el caso de las microempresas, es posible usar el sistema gratuito que ofrece la Dian en su portal web.

Uno de los principales beneficios para las microempresas, es que el servicio de “Facturación Gratuita Dian”, es de libre acceso, cualquier microempresario puede utilizarla para crear fácilmente su catálogo de clientes y productos, generar facturas desde un PC o un dispositivo móvil, notas débito y crédito, firmarlas digitalmente y enviarlas a sus clientes.

Para acceder al servicio, los microempresarios deben ingresar al portal www.dian.gov.co.

¿Qué elementos debe tener una factura electrónica?

Para que este documento sea legal y válido, debe incluir algunas pautas o características básicas que garantizan su autenticidad, integridad y disponibilidad, estos son: tener una firma digital; incluir el Código Único de Facturación Electrónica (CUFE) y el Código QR; haber realizado el acuse de recibido; estar hecha en formato XML (Extensible Markup Language) y llevar una numeración consecutiva autorizada por la Dian.

A continuación, se describen estos conceptos.

• Firma digital: es una forma criptográfica que establece la identidad de una persona o del representante legal de una empresa; con la cual, en adelante, se firmarán todas las facturas electrónicas. Para obtener la firma y su certificado, el representante legal o el apoderado de la empresa, debe ir a una oficina de la Dian, solicitando una cita previamente en: www.dian.gov.co//asignacióncitas
• CUFE: es un Código de Barras Único de Facturación Electrónica asignado por la Dian para identificar cada documento a nivel nacional de manera individual.
  Código QR: junto al CUFE, la Dian exige que, para la decodificación de la información, las empresas están obligadas a incluirle un código bidimensional QR en la factura; para que los interesados puedan acceder a dicho documento fácilmente a través de cualquier dispositivo electrónico que disponga de un lector QR.

• Acuse de recibido: la factura electrónica como título valor se entenderá tácitamente aceptada si el cliente no reclama en contra de su contenido dentro de los tres días hábiles siguientes a la recepción de la misma. Además, la empresa tiene un tiempo de entrega máximo de 48 horas a la Dian.
• Formato XML: todos los contribuyentes obligados a facturar electrónicamente deben usar un software especial para generar sus facturas en formato XML, que es el lenguaje autorizado por la Dian para la transmisión y el intercambio de datos tributarios.
  Cuando se genera una factura electrónica, el software encripta la información del negocio en un archivo XML para que pueda viajar con mayor seguridad hasta los servidores de la Dian, en donde validan los datos de esta y después la devuelven para los fines fiscales a que haya lugar.
• Numeración consecutiva: cada factura electrónica que se expida deberá ser marcada por un número exclusivo y consecutivo. Es la Dian la que otorga a la empresa dicho número de factura y los de las siguientes facturas cada vez que realice una transacción comercial.

¿Cuáles son los plazos?

Hasta el pasado primero de septiembre, era obligatorio para los 3.500 grandes contribuyentes del país facturar electrónicamente, estos representan el 65 % de todo el recaudo de impuestos. Al 24 de agosto pasado, la Dian tenía inscritas 725 de estas empresas que ya emitían la factura electrónica, y se habían expedido 7.7 millones de facturas por más de $78 billones.

Con el fin de evitar traumatismos en el proceso, la Dian emitió una prórroga de tres meses a la que se acogieron 1.203 compañías, para las cuales la obligación empezará a ser efectiva desde el 1 de diciembre.
Para el resto de las empresas contribuyentes, es decir para las MiPymes, el plazo máximo vence el primero de enero de 2019. Esta fecha también aplica para los negocios y personas independientes y jurídicas que pertenezcan al régimen común (no simplificado).

Así mismo, los profesionales como los médicos, ingenieros, abogados, odontólogos, entre otros que presten servicios, deberán facturar bajo este sistema.

Vale la pena mencionar que la Dian emitió el pasado 29 de agosto una circular en la que autorizó “facturar en contingencia mediante talonario o papel” si se presentan inconvenientes técnicos que no hayan podido ser previstos con anterioridad, para lo cual los contribuyentes deberán solicitar la numeración de esta factura para posteriormente obtener la autorización de numeración electrónica.

¿Qué pasa con los equivalentes a la factura?

Actualmente, el Ministerio de Hacienda tiene listo un proyecto de decreto en el que se establecen los términos en los que deben empezar a facturar electrónicamente quienes no sean responsables del IVA y del impuesto al consumo hasta el año 2022.

Dicho proyecto establecería también nueve documentos que podrían ser equivalentes a la factura electrónica, entre los que están los tiquetes de máquinas registradoras con sistemas POS (como las tirillas de los almacenes de cadena), las boletas de cine, los tiquetes aéreos y la boleta o fracción del formulario de los juegos de suerte y azar, por mencionar algunos; es decir, que por algunos años más convivirán la factura electrónica y las facturas equivalentes.

¿Cuáles son las sanciones?

Un día después del plazo límite, es decir el 2 de enero del 2019, quienes no estén cumpliendo con su obligación fundamental de facturar electrónicamente, estarán sujetos al cierre temporal de la empresa.

Por otra parte, también se cerrarán temporalmente las compañías que no cumplan alguno de los requisitos que exige la Ley para este documento o que emitan facturas incorrectas, tales como:
– No indicar el NIT del vendedor y el nombre y apellido o razón social de quien presta el servicio.
– No indicar la fecha.
– No señalar el valor de la operación.
– No contener el NIT del adquiriente de los bienes y servicios y el nombre con apellido o razón social, con la discriminación del IVA pagado. Cuando el adquirente es una persona natural y no tenga NIT deberá verificarse que se haya incluido el tipo y número del documento de identificación.
– No tener los números específicos que otorga la Dian.
– Falta de descripción del bien o de los artículos vendidos o el servicio que se prestó.
– Ausencia de numeración consecutiva de facturas de venta.
– Omitir si es retenedor de impuestos y de cuál.

Estas obligaciones están contenidas en el artículo 617 del Estatuto Tributario, dentro de los que se expresa también que la factura electrónica debe estar denominada explícitamente como “factura de venta” y no como “factura cambiaria de compraventa”; además, debe indicar la calidad de retenedor del impuesto sobre las ventas. Si hay reincidencia en el incumplimiento de estos dos últimos requisitos la sanción será el cierre temporal del establecimiento.

Así mismo, de acuerdo con el artículo 684-2 del Estatuto Tributario, no adoptar este sistema de facturación, luego de tres meses de la fecha límite: dará lugar a la clausura definitiva del establecimiento, mediante la imposición de sellos oficiales con la leyenda “cerrado por evasión”.

Ahora bien, las empresas que no facturen electrónicamente también se exponen a ser sancionadas con una multa equivalente al uno por ciento del valor de las operaciones facturadas sin el cumplimiento de los requisitos legales; es decir, sí se facturó incorrectamente (en papel, por ejemplo) una venta por $1.000.000, la multa a pagar sería de $10.000; sin embargo, hay que advertir que dicha sanción se aplica por cada factura emitida de manera incorrecta, por lo que al no acatar la norma, la sanción podría crecer exponencialmente.

¿Cuáles son los beneficios de implementar la factura electrónica?

La facturación electrónica hace más eficientes los procesos relacionados con los aspectos administrativos y contables, reduce tiempos y costos de mensajería, disminuye errores de digitación, optimiza la trazabilidad en las operaciones comerciales entre compradores y vendedores a nivel nacional, y entre empresas exportadoras; de igual manera, esto fortalece la relación entre los mismos.

Según María Pierina González Falla, Directora de Gestión de Fiscalización de la Dian, la facturación electrónica es un ‘gana-gana’ que beneficia tanto al sector empresarial, como a los ciudadanos y al país.

Ganan las empresas porque al implementar la facturación electrónica en sus procesos internos aprovechan la coyuntura para automatizar, en algunos casos, y modernizar, en otros, sus sistemas digitales dentro de toda la cadena administrativa, productiva y logística de la compañía, logrando mayores eficiencias, disponibilidad de información oportuna y actualizada, y ahorros a gran escala. Y ganan los ciudadanos pues desde su rol de compradores y consumidores finales de productos y servicios, vivencian el impulso de la cultura digital, se familiarizan mejor con la información electrónica, pierden temor por el uso de nuevas tecnologías y fortalecen la relación comercial entre empresas y clientes.

Finalmente, hay que decir que la Dian semanalmente está desarrollando una serie de encuentros de capacitación y conferencias sobre la factura electrónica.
En Bogotá, los eventos se realizan en el auditorio principal de la Escuela Dian ubicado en la Avenida el Dorado # 75-60, en el resto del país se llevan a cabo en las principales sedes del organismo de cada ciudad y municipio.

Fuentes
Dirección de Gestión de Fiscalización de la Dian.