Imaginar… la Oficina Ideal

Bienestar, calidez, movilidad, creatividad, interacción e identidad son valores que las empresas buscan integrar y potenciar en su equipo de trabajo a través de la innovación de sus espacios laborales en razón que los resultados favorecen la productividad y la vida. Un reciente estudio así lo demuestra.

“Una imagen vale más que mil palabras”. De esto son concientes las empresas que hoy día apuestan por innovar el diseño de sus espacios laborales con un objetivo claro: convertirlos en lugares agradables que transmitan los valores de la organización y en donde sus empleados logren el máximo rendimiento productivo, cuidando de su bienestar físico y mental.

Así, teniendo en cuenta que los horarios de trabajo y las diversas funciones que se desarrollan en ciertos cargos son cada vez más flexibles o que en ocasiones, por el contrario, es el sitio de trabajo el lugar donde se pasa la mayor parte del tiempo, las organizaciones se han preocupado por proporcionar a sus empleados, un entorno laboral en el que se sientan como en su propio hogar.

Esto, más allá de permitir que el trabajador personalice su puesto con portarretratos familiares o que lo ambiente usando materas, implica un concepto más amplio que involucra el diseño arquitectónico (1), la decoración interior e incluso, la implementación de medidas de seguridad laboral en sitio; así como la satisfacción de otras necesidades olvidadas o menospreciadas como la relajación y la lúdica -y la disposición de espacios para realizarlas- y que en suma, se constituyen en  herramientas efectivas para promover el rendimiento laboral y la productividad empresarial.

De acuerdo a lo anterior, y considerando que se trata de un tema abordado desde hace varias décadas en los círculos del diseño y la arquitectura, pero que permanentemente es materia de análisis para identificar nuevas alternativas en pro del valor más importante de las empresas: su recurso humano, M&M publica los resultados de “Ultima Office”, el más reciente estudio realizado en el marco de Orgatec 2008, la tradicional feria de mobiliario alemana especializada en el sector de oficina.

Tendencias Laborales

Óptimas, sensuales, cómodas, amigables, son algunos de los adjetivos que 2.000 personas vinculadas al sector de la arquitectura y el interiorismo, y encuestadas -a través de Internet y de manera personal- utilizaron para describir lo que consideran la oficina ideal, esto, en el marco del estudio ‘Ultima Office’, realizado en la pasada versión de la feria Orgatec, y que dio luces sobre las tendencias en diseño de espacios laborales en el mundo moderno.

Según este análisis, la “oficina del futuro” se caracterizará porque demandará áreas diseñadas especialmente para suplir las exigencias del quehacer laboral y del recurso humano. Los expertos en arquitectura y decoración interior afirman que existen conceptos básicos en los que el diseño de estos espacios tendrá como prioridad, dar solución a estas necesidades.

Serán oficinas abiertas, con lugares especiales para la celebración de reuniones de trabajo y en donde los empleados podrán moverse con libertad, sin problemas de espacio a fin de facilitar la comunicación e intercambio de ideas entre los miembros. Este fue, precisamente, el ítem de mayor importancia resaltado por los encuestados, puesto que la comunicación es considerada como uno de los factores que hace posible el éxito de las organizaciones.

Cabe destacar, en este mismo sentido, como los encuestados también advirtieron la necesidad que los espacios transmitan los valores de la organización y potencien la identidad de las empresas tanto al interior como hacia el exterior de la organización. En este sentido, desde el lugar (barrio, calle, carrera) en donde se ubiquen las oficinas hasta los colores que se seleccionen para las paredes o el tipo de mobiliario jugarán –como ahora– un papel fundamental.

Las oficinas serán multifuncionales y primará en ellas la optimización de espacios creados para instalar personal de diferentes cargos -en una misma área- como forma de hacer más dinámico el trabajo. En este sentido “flexibilidad” es el término que prevalecerá en las oficinas del futuro, debido que las personas trabajarán en diferentes equipos en búsqueda de crear nuevos productos, servicios o modelos de negocio.

Los espacios laborales contará con áreas dedicadas especial y únicamente a la práctica de actividades lúdicas y de relajación; esto significa, la implementación de espacios comunes para propiciar el encuentro personal y el desarrollo de la personalidad e individualidad de los empleados.

Incluso, entre las propuestas de mayor aceptación registradas en la encuesta, apareció la conveniencia que las oficinas cuenten con espacios que se asimilen a la sala-comedor del hogar, para que en un momento dado actividades como cocinar, puedan ser parte de ese bienestar personal.

A este respecto, Melissa Marsh, consultora de la firma DEGW, empresa dedicada a la prestación de servicios de consultoría y diseño a través de la gestión del espacio -con sedes en Europa, Asia, América y Oceanía-, afirma que “el lugar de trabajo se está conviertiendo en el eje central de nuestras vidas, puesto que ocupa la mayor parte de nuestro tiempo”; lo cual hace necesario que las organizaciones dispongan cuidadosamente un ambiente laboral que soporte las necesidades de los empleados, “incluso, si de llevar a los niños al trabajo se trata”, concluye la experta.

Serán oficinas ecoeficientes: en este sentido, además de las necesidades de las empresas y de los empleados, existen una serie de normas relacionadas con la seguridad y la salud laboral, el uso de las nuevas tecnologías y la protección del medioambiente, que serán masivamente aplicadas pues ya hoy son asimiladas por las compañías como parte de su responsabilidad social.

En este sentido, la construcción masiva de edificios inteligentes hará más factible cumplir estos propósitos, por cuanto están diseñados para ofrecer alta eficiencia energética (en la que se provee a la construcción de energía solar para el consumo), iluminación y ventilación natural (que permiten que los empleados mantengan el sentido temporal y biológico del cambio del tiempo) y un correcto nivel de humedad y temperatura para favorecer el equilibrio de la temperatura de las oficinas.

Vale señalar que estas edificaciones, por estar construidas con materiales reciclados y reciclables, libres de sustancias tóxicas para la salud humana favorecen el empleo de energías limpias y la disminución de residuos y emisiones.

Otros resultados del estudio muestran que:

  • El 53% de los encuestados cree que cada vez será más habitual la flexibilidad de los horarios laborales.
  • El 78% piensa que el estrés laboral, incrementará en el futuro.
  • El 68% afirma que las empresas tienden a conformar equipos de trabajo multifuncionales.
  • El 79% cree que cada vez será más relevante el conocimiento del “know-how” del negocio a fin de propiciar ideas y soluciones que beneficien a las empresas, es decir, la necesidad que todos los empleados conozcan los procesos a fin de agilizar el trabajo, lo que facilita, por ende, el proceso de comunicación.
  • El 36% afirma que el uso de las nuevas tecnologías de la comunicación serán más acertadas en el campo laboral globalizado.

Estética y Funcionalidad

En términos generales, en una planta de oficinas se distinguen dos tipos de áreas: la técnica, en la que se instalan todas las herramientas de trabajo (impresoras, fotocopiadoras, monitores, central telefónica, etc…) y las áreas limpias donde se ubica el recurso humano. Basados en los resultados del estudio anterior (2), expertos en el tema de diseño de oficinas ofrecieron nuevas propuestas para la creación, distribución y decoración de las áreas en mención.

Considerando que el área técnica -cuyos objetivos son reducir el tiempo de traslado entre las estaciones (de computo, de video o de fotocopiado, por ejemplo), y optimizar el rendimiento laboral de los trabajadores a través del uso de herramientas de multimedia y telecomunicaciones- se caracteriza por presentar una gran cantidad de cables y conexiones físicas imprescindibles para el funcionamiento de los equipos, se hace indispensable aplicar soluciones estéticas para evitar que la red de cableado se convierta en un peligro tangible para el recurso humano.

Por eso, para solventar las necesidades de esta área, explican los especialistas, son ideales los sistemas modulares cuyas estructuras permitan una rápida instalación y adecuación de los equipos electrónicos, de acuerdo a las necesidades del recurso humano. De hecho, en el mercado ya se encuentran soluciones para estructuras abiertas de oficina, estructuras cerradas, compartimentadas o mixtas, que se ajustan a diferentes entornos laborales, lo que mejora la estética de estas secciones.

Cabe destacar que gracias a las nuevas tecnologías wi-fi y de miniaturización, el problema del cableado promete ser cosa del pasado pues aunque ahora, por sus altos costos de implementación, no se aplican de forma masiva, todo indica que en el futuro serán más populares y accesibles. Será posible esconder, por ejemplo, equipos electrónicos como pantallas de video, proyectores o sistemas de videoconferencia en techos y paredes falsas o en muebles modulares y multifuncionales, diseñados especialmente para guardar en su interior esta clase de equipos, con compartimientos para mimetizar el cableado eléctrico.

De otro lado, para el área limpia, que además acoge al personal externo a la organización (clientes, consultores, visitantes, etc…) el concepto que predominará en las oficinas del futuro será, como se mencionó anteriormente, la “flexibilidad”, es decir la capacidad y facilidad que tengan los espacios para adecuarse en cuanto a tamaño, distribución y disposición a las necesidades de los empleados.

Esto significa, por ejemplo, que los puestos de trabajo se adaptarán a distintas superficies, siendo posible realizar reuniones de trabajo, videoconferencias e incluso seminarios o foros, en un mismo lugar, gracias a estos sistemas “flexibles”.

Como hecho importante y que condiciona también la disposición de los elementos en el espacio de oficina, las características de los puestos de trabajo y la estética del espacio mismo, esta la concepción que desaparecerán las jerarquías corporativas, de hecho, pronostican los expertos, que las oficinas serán mucho más abiertas y los despachos de los altos ejecutivos no tendrán muros porque éstos serán reemplazados por paneles transparentes, incluso, en las oficinas abiertas, prevalecerán los pool en los que se ubicarán desde el secretariado hasta los ejecutivos, sin distinciones de mobiliario en función del nivel jerárquico.

Independiente de este y otros análisis -y como tema vital y siempre vigente- la oficina, su mobiliario y lo que implica serán objeto de estudio y mejoramiento. De hecho, ramas como la ergonomía que tienen incidencia directa en la productividad y la calidad de vida laboral, seguirán siendo temas de investigación pues se ha demostrado que su aplicación -correcta o no- puede modificar el estado ánimo y la buena disposición de los empleados hacia el trabajo, no en vano el cuidado físico es una las normas de obligatorio cumplimiento actualmente para las empresas.

En cuanto a los detalles estéticos, el estudio reveló que tendrán como base para su diseño, los objetivos que en materia de comunicación organizacional, se proponga reflejar la empresa. Desde los colores de las superficies de los escritorios o de los paneles hasta el tipo de mobiliario instalado (fabricado en fórmica, cuero, plástico, madera, aluminio o acero), se seleccionarán de acuerdo a los valores corporativos y por ende, a la imagen que desee proyectar al público.

Otros aspectos como la disposición de los accesorios tipo archivadores suspendidos, porta cd, portalápices, percheros o lámparas, o la selección de los sistemas de soporte para unidades de procesamiento y monitores también podrá “personalizarse” partiendo de esa identidad corporativa, en la que el color y el manejo de las formas son fundamentales.

Pero ¿qué se espera de otros espacios distintos a la mera oficina? Según los resultados de la encuesta, aquí también las jerarquías desaparecen: por ejemplo, la zona de descanso, deportes y comedor estará disponible para todos los empleados, en cualquier momento, y se dará prioridad a lugares al aire libre como punto de encuentro y reunión para las actividades en mención.

No en vano algunas organizaciones ya han implementado áreas exclusivas para las actividades lúdicas y el descanso de sus empleados, cuyos resultados se han visto traducidos en su mayor satisfacción, apropiación, identidad y productividad. En cuanto al mobiliario y accesorios para estos espacios, se impondrán aquellos materiales de alta resistencia y durabilidad (polipropileno, aluminio, acero, etc…) que además de ofrecer una apariencia estética agradable, soporten el uso propio de estas áreas.

Citas:

El diseño, en las empresas, se aplica en la configuración e integración de todos aquellos soportes que la dan a conocer en el mercado, como los productos (bienes y servicios), la comunicación y el espacio donde lleva a cabo sus actividades: cultura corporativa, su identidad y su misión.

Aunque para este artículo se toma como referencia el estudio “Ultima Office”, existen numerosos análisis sobre el tema del interiorismo y arquitectura de las oficinas del futuro. En general, todos coinciden con las premisas del documento aquí referenciado.

The Social Democratic nature of post-war government in many Northern European countries fostered a more egalitarian management approach.3.Bürolandschaft enjoyed a brief period of popularity in Europe, especially in Germany, and was picked up in some British offices by the end of the 1960s.””Sistemas de muebles tan populares en el mundo, como los de Herman Miller, diseñaron sus escritorios a partir de este entorno de oficina, además de considerar en sus diseños, temas como el ruido y la privacidad. Such furniture began to accumulate built-in partitions and storage in an attempt to confer the status of small rooms to each desk in an open plan, in this way undermining the original open and charmingly random quality of Bürolandschaft.

Fuentes:

www.dewg.com – www.orgatec.com.de – www.ofitec.com

 

* Galería de fotos

 

(orgate08_005_086) Crédito: Orgatec. + (orgatec_08_010_010) Crédito: Orgatec. + (5-ceco_5) Crédito: DEWG (Esta última foto va más pequeña que las demás).

Pie de foto: Para las áreas sociales, que también pueden hacer parte de la recepción, aparecen propuestas en las que se incita a la integración a través de coloridos módulos circulares, poltronas individuales o sistemas multipuesto, en lo que se evidencia  preocupación  por la comodidad.

 

(Orgatec_08_010_089)  Crédito de las dos fotos: Orgatec.

Pie de foto: Funcionalidad y optimización de los espacios. Muebles como archivadores, antes pesados y estéticamente aburridos, son ahora parte integral de la decoración de las oficinas. En modernos colores y haciendo uso de herrajes o las ruedas, los archivadores serán un elemento atractivo y 100% funcional.

 

(Orgatec_08_050_078) + (orgatec_08_050_037) Crédito de las dos fotos: Orgatec.

Pie de foto: En materia de salas de juntas, las propuestas van desde sencillas mesas con sus puestos correspondientes hasta aquellas más sofisticadas, en las que el mobiliario permite, desde ya, la integración de equipos de telecomunicaciones.

 

(Orgatec_08_024_070) + (orgatec_08_003_114) Crédito de las dos fotos: Orgatec. (17-airfrance_1) Crédito: DEWG. (Esta última foto va más pequeña que las demás)

Pie de foto: Conscientes de la importancia de hacer sentir a sus empleados como en el hogar, cada vez son más las compañías que adaptan espacios adaptados para el relax y el esparcimiento. Aquí, ergonomía, funcionalidad, calidez y comodidad son los llamados a procurar el descanso físico y mental.

 

(orgatec_08_042_029) Crédito: Orgatec. + (orgatec_08_033_015) Crédito: Orgatec.

Pie de foto: Para las áreas de esparcimiento intelectual, los diseñadores se inclinan por propuestas en las que el mobiliario innove en formas y colores, para lograr su propósito. En materia de sillas, la tendencia se inclina hacia el uso de materiales sintéticos en tonos brillantes.

 

(70-shell_3) Crédito: DEWG/ John Hewitt

Pie de foto: En el mobiliario para áreas destinadas a la capacitación y entrenamiento -como los auditorios o salones de conferencias- priman los materiales de calidad y resistentes para soportar el alto tráfico y la instalación de plataformas o silletería móvil y desarmable, para optimizar estos espacios.

 

(63-bbc-broadcasting_1) Crédito: DEWG. *BORRAR LOGO DE LA FOTO (orgatec_08_006_067) Crédito: Orgatec.

Pie de foto: Hacia el futuro, las jerarquías serán sólo cuestión de responsabilidad de funciones pues en cuanto a la arquitectura interior y el diseño de las oficinas, predominarán los paneles de vidrio y el mobiliario sin ninguna o mínimas distinciones.

 

(Orgatec_08_006_028) + (orgatec_08_042_035) Crédito: Orgatec.

Pie de foto: Detalles que hacen la diferencia. Paneles especiales para guardar equipos electrónicos o canaletas instaladas en los escritorios y mimetizar el cableado de los equipos de telecomunicaciones. Estética que favorece la practicidad y la seguridad en los espacios laborales.

 

(38-box_1) Crédito: DEWG.

Pie de foto: Las oficinas abiertas presentan como novedad, detalles singulares, como este modelo en el que se introducen módulos adicionales que pueden servir como bibliotecas, archivadores o para colocar objetos decorativos.

 

(Orgatec_08_003_175) Crédito: Orgatec. (orgatec_08_063_045) Crédito: Orgatec. (15-rothschild_5) Crédito: DEWG.

Pie de foto: Una imagen vale más que mil palabras: Desde los colores -ácidos o neutros- hasta los materiales seleccionados para las superficies de los escritorios o del mobiliario en general, responden a la imagen de la empresa y sus valores. Fórmica, cuero, plástico, madera y aluminio con identidad corporativa.

0 Comentarios

    Deja un comentario

    Login

    Welcome! Login in to your account

    Remember me Lost your password?

    Don't have account. Register

    Lost Password

    Register