Camilo Marín Villar

Periodista Metal Actual

 Las TIC constituyen un conjunto de herramientas claves para producir más rápido, con mejor calidad, y en menos tiempo; agilizan las comunicaciones, promueven el trabajo en equipo, ayudan a realizar análisis financieros, y promocionar los productos y servicios, entre muchos otros beneficios.

 Para nadie es un secreto que las Tecnologías de la Información y Comunicación (TIC) han transformado la manera de gestionar recursos, administrar la información y comunicarse al interior y exterior de las empresas. Cada vez más el éxito de las compañías depende de su capacidad de generar conocimiento, procesar información y comunicarse eficientemente. De todos, es conocida la sabia frase que dice: “aquel que tiene la información y el conocimiento, tiene el poder”, pues hoy, poseer la información no es suficiente, también es indispensable administrarla y comunicarla con eficiencia y celeridad.

Precisamente, esto es lo que ofrecen las TIC, ya que facilitan la realización del trabajo, porque, cualquiera que sea la naturaleza del negocio, siempre se requiere cierta información para realizarlo, un determinado proceso de datos y, sin duda alguna, la comunicación con otros.

En ese sentido, estas tecnologías son herramientas que le permiten a una empresa competir eficazmente; tener información relevante disponible, en cualquier lugar y en el momento en que se necesite. El poder que da la información veraz y oportuna es inigualable, más aún cuando la sociedad está inmersa en una estructura globalizada.

La globalización de las comunicaciones ha acelerado el volumen y la inmediatez de la información; según cifras de la compañía española Telefónica, el tráfico en Internet, entre 2001 y 2007, se multiplicó por 40, el número de usuarios con banda ancha por 20 y las redes por 80. En materia de equipos sucede lo mismo: al 2009 en el mundo existían 1.400 millones de celulares activados; 250 millones de PCs y 32 millones de hogares poseían consolas de video juegos conectadas a la red (número que es cinco veces mayor si se habla de consolas normales).

Todo ello ha influido en la sociedad y ha generado una especie de revolución de la información, la cual transformó las tradicionales formas de relacionarse, comprar, divertirse, compartir y hacer negocios. Hoy la forma de adquirir, tanto productos como servicios es distinta; ya no es obligatorio salir de casa e ir a los mercados para analizar, comparar precios y comprar, simplemente se hace través de una llamada o conexión a Internet, desde cualquier lugar; ahora todo esto es posible.

Las empresas no deben ser ajenas a las nuevas tendencias, no pueden darle la espalda al nuevo mundo comercial en el que el consumidor y la competencia están empleando todas las tecnologías que están a su alcance para tomar decisiones. Se han roto los paradigmas del lugar, las circunstancias, el precio y hasta la forma de pago, poco a poco los tradicionales conceptos dejan de ser relevantes.

Estas nuevas características del mercado obligan a las empresas ha cambiar sus procesos productivos y operacionales, y adoptar nuevas formas de relacionarse, consecuentes con las exigencias del momento. Las compañías que deseen perdurar, deberán apropiarse y participar de las nuevas herramientas de comunicación; no utilizarlas puede conducir al aislamiento de la empresa, y emplearlas mal puede destruir su credibilidad y confianza.

Universo de Oportunidades

Sin importar en qué área de la empresa se apliquen las TIC, todas las tecnologías se pueden encadenar entre sí, en un sistema integral que le permite a los empresarios organizar y tener acceso a la información rápidamente para tomar decisiones oportunas; organiza y mejora los procesos administrativos como la facturación y el análisis de inventarios; automatiza la producción y manufactura; apoya la gestión de ventas para presentar y comercializar los productos y servicios; minimiza tiempos, costos y riesgos; apoya el aprendizaje interactivo y la educación a distancia de los empleados y ofrece nuevas formas de trabajo o inclusión laboral como el teletrabajo.

Aunque se trate de una empresa muy pequeña, incluso si se trata de una sola persona con un negocio independiente desde su casa, hay una serie de servicios TIC básicos con los que ha de contar: telefonía convencional, telefonía móvil, conexión a Internet, correo electrónico, dominio en Internet y página web. Estos servicios son los mínimos para cualquier empresa, puesto que agilizan enormemente las acciones que todas realizan, y sirven como base para utilizar otros servicios más avanzados.

A partir de esta base, las empresas pueden incorporar una lista de innumerables aplicaciones que, por su amplitud y continuo desarrollo, se hace imposible de describir; continuamente nacen decenas de soluciones para cada una de las necesidades empresariales.

A continuación se describen algunas herramientas que las empresas pueden comenzar a utilizar.

• Sistemas para la administración y gestión empresarial: Actualmente son muy populares los programas especializados para la administración y gestión eficiente de las diferentes áreas de una empresa: contabilidad, finanzas, mercadeo, manufactura y recursos humanos, entre otras. También, existen soluciones informáticas que le ayudan a los empresarios a supervisar y hacer el seguimiento de los procesos.

 Por ejemplo, se puede adquirir, a bajo costo, software para administrar la logística de forma electrónica, el cual incluye el manejo de embarques (contratos entre el dueño de la mercancía y la empresa transportadora); factura comercial; certificación de origen, certificación de inspección, certificación de seguros, licencias de exportación e importación, entre otros. Esto ahorra tiempo y garantiza la oportuna eficiencia de los procesos logísticos.

Así mismo, son muy conocidos los software para la gestión de clientes o CRM (Customer Relationship Management) que le permiten al empresario conocer mejor sus clientes, analizar sus hábitos y su historial de compras y así poder planificar mejor las acciones de venta y gestionar de forma eficaz, las diferentes áreas de negocio de la empresa.

• Sistemas CAD/CAM: Básicamente, están constituidos por un sistema que integra computadores y software con máquinas y herramientas para mejorar la fabricación, desarrollo y diseño de los productos, con ellos se pueden integrar todos los elementos en el proceso de manufactura; desde el diseño, la fabricación, planificación y control de la producción, hasta la distribución del producto. Este tipo de fabricación integra máquinas CNC, robots, transportes automáticos, y sistemas inteligentes para el control de calidad.
• Intranet: La Intranet es un sencillo sistema de conexión interno entre todos los equipos de una empresa, en el cual los empleados y directivas interactúan desde su computador y pueden consultar la información de interés particular o colectivo. La implementación de esta herramienta va directamente relacionada con el clima organizacional de la compañía, ya que si el empleado encuentra en la intranet el material disponible para documentarse, con un fácil acceso y unos procedimientos en línea, le resultará más amigable que si recibe un manual de funciones para que se lo aprenda. En ella se pueden conectar hasta 300 estaciones de trabajo simultáneamente.

• Telefonía VoIP: Hasta hace relativamente poco tiempo, la voz solamente era transmitida de forma análoga o digital a través de los circuitos convencionales de las compañías telefónicas; pero con el espectacular desarrollo de Internet, surgió la idea de convertir la voz en datos y transmitirla, como tal, por la red virtual, allí nació lo que hoy se llama Voz sobre Internet Protocol o VoIP. Esta tecnología permite la realización de llamadas telefónicas ordinarias sobre IP utilizando un PC, un Gateway (equipo que sirve como puerta de enlace) y teléfonos estándares.

Su importancia radica en que la telefonía VoIP frente a la tradicional es muy barata; es decir, esta tecnología reduce los costos de las llamadas hasta en 74 por ciento. La reducción de tarifas puede beneficiar ampliamente a las empresas, especialmente a las compañías que tienen clientes o sucursales en diferentes ciudades y países. Productos como www.skype.com permiten la comunicación de PC a PC y de PC a teléfono, con la posibilidad de imagen a tiempo real entre varias personas, nacional e internacionalmente, a costos muy bajos.

• Telefonía móvil o celular: El objetivo principal de esta tecnología es solucionar las necesidades de comunicación en cualquier momento y lugar para hacer la vida y los negocios más fáciles y cómodos. Está tecnología cumple con agilizar los tiempos de respuesta entre los empresarios y sus interlocutores. Hoy es posible, llevar la oficina en el celular, gracias al encadenamiento de las TIC y especialmente la aparición de la telefonía 3G –abreviación de tercera-generación en telefonía móvil–, los servicios asociados a los celulares proporcionan la posibilidad de transferir tanto voz y datos (una llamada telefónica) y datos no-voz (como la descarga de programas, intercambio de e-mail, y mensajería instantánea). Los nuevos celulares vienen equipados con cámara fotográfica y video, recepción de transmisiones de radio y TV, así como procesadores de texto y documentos PDF.

Actualmente se pueden emplear los servicios de telefonía móvil para desarrollar estrategias de mobile marketing, en las que se utilizan las tecnologías de dispositivos celulares como medio o canal de publicidad y de comunicación. En ocasiones, el impacto de una campaña de marketing a través de los celulares, si está bien planeada, resulta muy superior al que puede tener un anuncio en TV.

• Sistemas de audio y video: El uso del video y la fotografía digital, es muy útil y efectivo para recoger y presentar información ‘visual’ (comunicación visual), tanto a los clientes y proveedores como a los empleados. Hacer presentaciones multimedia para clientes, teleconferencias, capacitaciones de empleados y seguimiento y supervisión de los procesos. Hoy se dispone de sofisticadas cámaras de alta resolución y capacidad de almacenamiento.
• Códigos de barras: Es un sistema de símbolos conformado por una serie de barras (negras) y espacios (blancos), que representan gráficamente un código (número), el cual es capturado por medio de un haz de luz, que envía la información del producto a un sistema de información.

El código de barras fue creado para identificar objetos y facilitar el ingreso de información, eliminando la posibilidad de error en la captura. Este sistema ha optimizado tiempos y costos, mejorando los procesos de almacenamiento, control y calidad de los productos, que llevan al respaldo el número de identificación.

Algunas de las ventajas de código de barras, sobre otros procedimientos de colección de datos en una empresa, son: se imprime a bajos costos, permite porcentajes muy bajos de error, rapidez en la captura de datos y los equipos de lectura e impresión de código de barras son flexibles y fáciles de conectar e instalar. Generalmente, son una herramienta de organización que cumple su función en el sistema organizacional de las empresas.

• Internet: la red mundial de la información, es sin lugar a dudas el desarrollo tecnológico que logró potencializar y democratizar el uso de las TIC. Efectivamente, a través de ella se puede acceder a muchos servicios como correo electrónico; oficina virtual (página web); búsqueda de información; telefonía VoIP; banca electrónica; audio y música; TV y cine; comercio electrónico (e-commerce); educación a distancia; videoconferencia; teletrabajo y videojuegos, entre otros. Además, el acceso a una nueva generación de servicios como las redes Peer to Peer (Punto a Punto o Igual a Igual), que básicamente consiste en el intercambio de archivos de ordenador a ordenador a través de Internet sin necesidad de que los usuarios se conozcan; los Blogs (bitácoras personales) y las ya famosas comunidades virtuales como Facebook.

A continuación, se reseñan algunas de las aplicaciones web más conocidas y útiles para las empresas:

• Correo electrónico: Permite enviar todo tipo de información y comunicados a los clientes, proveedores y personal. Se puede enviar un catálogo de productos, una felicitación de navidad o un boletín de noticias sin, prácticamente, ningún costo y de forma inmediata. Con este recurso se eliminó la necesidad de ‘antiguas’ tecnologías como el fax, y los servicios de correo certificado, lo cual produjo una optimización del tiempo en las comunicaciones.
• Página web (web site): En la que se pueden exponer los productos y servicios permite que los clientes interesados encontrar fácilmente la empresa y contactarse con ella. También permite transmitir al mundo la filosofía de la compañía.
• Grupos de discusión (Foros): Un Foro temático en línea es aquel en el que los participantes plantean temas relacionados con sus intereses particulares. Cualquier miembro del foro puede expresar sus opiniones en respuesta a esos temas o formular sus propios temas de discusión. El empresario puede utilizar este servicio para conocer y encontrar nuevos nichos de mercado.
• Salón de conversación (Chat): Servicio de conversación en tiempo real dedicado a un tema particular. Bien empleado, aumenta le velocidad de interacción entre empleados y con los clientes.
• Los ‘Blogs’: Las bitácoras personales ofrecen un espacio para escribir que se caracteriza por la mezcla de un diario personal en línea y una herramienta de discusión.
• Videoconferencia: La convergencia de las TIC posibilita la interconexión de las redes de Internet con los dispositivos de audio y video; de tal forma que permite la comunicación verbal y visual entre varias personas de cualquier lugar del mundo, de manera rápida y eficaz. Así es como, por ejemplo, se pueden establecer reuniones con empresarios, empleados o contactos por intermedio las videoconferencias; herramienta que resulta un fundamental en épocas de ajustes, tanto para grandes empresas, pero sobre todo, para las pequeñas y medianas. Por ejemplo, una pequeña compañía que tenga sus oficinas en Bogotá puede comunicarse con socios o proveedores que están en China, de una manera bastante efectiva, rápida y económica, con ello se evitan largos viajes por pocas horas de reunión y ahorrar los gastos de transporte y alojamiento, entre otros.
• Gobierno en línea: A través de la Internet también se pueden acceder a innumerables servicios como los de gobierno en línea, que son extremadamente útiles para el desarrollo de las empresas; por ejemplo, en las web site oficiales se puede participar en licitaciones de compras gubernamentales, obtener información de trámites, llenar formularios, solicitar citas, aprovechar oportunidades de subsidios y hacer pagos. Las TIC permiten a los gobiernos transmitir sus políticas, formar e informar a las empresas para apoyar su desarrollo.
• Banca online: Otro de los servicios online es la ‘Banca Electrónica’, con el cual las entidades bancarias le permiten a la empresa optimizar su estrategia financiera; hacer sus transacciones bancarias, especialmente las internacionales; pagos de nómina y solicitudes de crédito. Esta es una de las maneras más claras de ahorrar tiempo y dinero, evitar el manejo riesgoso del efectivo y ahorrar grandes cantidades de recursos a los bancos.
• La publicidad online: Es un recurso muy utilizado por las compañías para posicionarse y hacerse notar, es mucho más económica que la publicidad en medios tradicionales e incluso, muchas veces, es gratis. Los empresarios pueden afiliarse y promocionarse en las páginas web de los directorios gremiales, cámaras de comercio, asociaciones y entidades del gobierno.
• Redes sociales: Es una de las últimas evoluciones de la web y se caracteriza por la instantaneidad o web en tiempo real (Real-Time Web). Hoy día las redes sociales como Facebook, Twitter y Friendfeed, permiten encontrar información de otros usuarios en el momento en el que ellos la publican. Facebook es una red con 350 millones de usuarios alrededor del mundo, que generan 45 millones de mensajes diarios y 2,000 millones de fotos al mes. La otra red, Twitter, tiene 45 millones de usuarios, y crece de manera exponencial. Es un microblogging que permite publicar mensajes de hasta 140 caracteres, a diferencia del correo electrónico, los mensajes de texto y los mensajes instantáneos (IM), los comentarios publicados en Twitter son públicos, lo que genera un rápido intercambio de información entre los usuarios.

Las empresas en todas las industrias, desde los comercializadores de acero, hasta los fabricantes de muebles, pueden descubrir el valor de las redes sociales para contactarse con sus clientes y reducir sus presupuestos de marketing y relaciones públicas.

Es la comunicación instantánea que obliga, para bien o para mal, responder de inmediato para mantener una conversación; no hay que esperar minutos u horas para enterarse de lo que otros están diciendo. Con este mismo objetivo fue creado también Friendfeed, un servicio que reúne en una sola página web las actualizaciones hechas en Facebook, Twitter, blogs y docenas de redes sociales.

Aplicaciones en la ‘Nube’

Por último, hablar de las aplicaciones más recientes en TIC sería arriesgado e impreciso, pues con el acelerado avance de éstas, lo que hoy es una novedad mañana puede ser obsoleto. Sin embargo, conviene darle una mirada a algunos de los programas más ‘novedosos’ de la red, la mayoría de los cuales no exigen ser instalados en el computador, sino que operan directo desde el navegador.

A estos servicios se les ha denominado ‘computación en la nube’, actualmente uno de los términos más utilizados por los adictos a la Internet, y no por ser el concepto de moda, sino porque representa el futuro de los servicios en red. Esta expresión se relaciona desde utilizar servicios cotidianos como Hotmail, Gmail, Facebook, Twiter, almacenamiento de fotos y videos en línea, hasta utilizar aplicaciones de productividad y backup o copias de seguridad.

En resumidas cuentas, la computación en la nube es un modelo que permite ofrecer aplicaciones o servicios vía Internet, desde cualquier navegador, sin instalación previa y, lo mejor, gratis o a precios muy bajos.

Las ventajas de este modelo, para las empresas, son múltiples: las compañías pueden ahorrar recursos al no tener que invertir en hardware, licencias de software, seguridad informática o soporte técnico, los empresarios y empleados pueden acceder a diversos servicios desde cualquier equipo conectado a Internet; lo que les brinda movilidad, reduce los requerimientos de almacenamiento y les permite interactuar y colaborar con socios, clientes o proveedores.

Aquí algunas de las aplicaciones ‘nube’ más conocidas y útiles para las empresas, sin importar su tamaño.

 – www.survs.com: Está página ofrece una serie de herramientas para crear, editar, analizar y divulgar encuestas, sin importar sobre qué tema sean. La creación de las encuestas es muy sencilla, ya que sólo hay que dejarse llevar por la intuición y la guía que brinda el servicio.

www.getdropbox.com: Servicio online que ofrece almacenamiento de archivos (datos, texto y multimedia) con una capacidad de 2 GB. Así, realizando una sincronización entre el ordenador y un disco virtual en la red. Dropbox, el programa que crea una simple carpeta en el Escritorio del usuario, y allí él puede guardar todo lo que desee y compartir con otros.

www.skydrive.live.com: Si un par de ‘gigas’ de almacenamiento no es suficiente para las necesidades de su empresa, Microsoft tiene una de las alternativas más completas, con SkyDrive, que ofrece almacenamiento gratuito de 25 GB y la posibilidad de compartir archivos.

www.picnik.com: Es un editor de fotos online el cual provee de herramientas de edición fáciles de utilizar y muy eficaces, las cuales pueden ser ajustadas al gusto del usuario. Picnik cuenta con una gran cantidad de efectos, fuentes, formas y marcos. Así que no es necesario tener instalado programas básicos como Paint o más completos como PhotoShop.

www.salesforce.com: Está basado en un nuevo concepto de CRM on demand o las CRM online. Con este sistema se pueden administrar listados de clientes y prospectos, controlar el servicio al cliente y responder más rápido a las solicitudes y órdenes de compra. La compañía ofrece versiones gratuitas personales y desde $20.000 hasta $700.000 para empresas.

Las ventajas que el CRM online ofrece, frente al software tradicional, son las siguientes: no es necesario la adquisición de ningún hardware, las actualizaciones se realizan de forma automática y segura, es una solución totalmente descargable, su precio total es menor que el de las aplicaciones tradicionales, reduce el tiempo necesario para implantar los servicios tradicionales.

www.mindmeister.com: es una de las web más conocidas que ofrece servicios de ‘Mapeo Mental en Línea’; es decir, crear diagramas de flujo o mapas conceptuales de forma simple para exponer o presentar información empresarial. Sólo exige que el usuario se registre y que después llene los campos para que el esquema tome forma. También permite exportar los diagramas a varios formatos. Con esta herramienta las empresas pueden obviar la clásica presentación en PowerPoint o los extensos informes escritos para transmitir su gestión, conceptos y estrategias.

Así las cosas, las Tecnologías de la Información y las Comunicaciones ocupan un lugar central en la sociedad, en la economía y por supuesto en la industria, con una importancia cada vez más creciente. Las TIC constituyen un conjunto de herramientas claves para producir más rápido, con mejor calidad, y en menos tiempo; agilizan las comunicaciones, promueven el trabajo en equipo, ayudan a organizar los inventarios, a realizar análisis financieros, y promocionar los productos y servicios en el mercado, entre muchos otros beneficios. Bien utilizadas, marcan la diferencia entre una empresa y otra, por ello es imposible ignorar su relevancia y potencial.

Fuentes:

 Willinton Andrade. Gerente General de www.colombia.com willinton.andrade@interlatin.com

• LESMES, Ángela María (2009). “TIC y Sector Productivo. (Lo más destacado del 2009)”. Coordinadora TIC y Sector Productivo Corporación Colombia Digital. [artículo en línea]. Fecha de consulta: 18/01/2010]. http://www.ccdboletin.net/index.php?option=com_content&view=category&layout=blog&id=485&Itemid=208
• MACAU, Rafael (2004). “TIC: ¿Para qué? (Funciones de las tecnologías de la información y la comunicación en las organizaciones)” [artículo en línea]. Revista de Universidad y Sociedad del Conocimiento (RUSC). Vol. 1, nº 1. [Fecha de consulta: 19/01/2010]. http://www.uoc.edu/rusc/dt/esp/macau0704.pdf
• http://cibermundos.bligoo.com – http://www.micentroweb.com – http://www.paraisogeek.com – http://www.mific.gob.ni